¿Que es ARCHIBUS?
ARCHIBUS
La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones. Mas de cuatro millones de usuarios lo demuestran a diario y ahorran a sus empresas más de cien mil millones de dolares al año.
ARCHIBUS Web Central
Aproveche las ventajas de internet para intercambiar información y distribuir procesos de trabajo de autoservicio en su organización
¿Su organización necesita ofrecer a sus socios la posibilidad de trabajar de forma efectiva y en colaboración, sin presiones por las zonas horarias o la distancia? Aproveche el poder de ARCHIBUS utilizando un único navegador web con ARCHIBUS Web Central. Web Central se ha diseñado para ayudar a las organizaciones a mantener y distribuir de forma rentable información precisa sobre la gestión de infraestructura e instalaciones en toda la empresa. Un conjunto fl exible de actividades permite que las organizaciones concedan acceso de forma sencilla a los usuarios fi nales, dependiendo de sus necesidades y fl ujos de trabajos específi cos. La seguridad basada en funciones delimita los datos de todos los usuarios de forma segura, mientras los informes consolidados y los paneles de control personalizados permiten que los usuarios autorizados marquen excepciones, supervisen los progresos y realicen su gestión hasta obtener resultados.
Las actividades y características incluyen:
- Gestión de propiedades y arrendamientos
- Asignación y ocupación de espacio
- Portal de lugar de trabajo
- Reservas
- Centro de soporte y Trabajo en demanda
- Mantenimiento de edificios
- Gestión de emergencias
- Gestión de activos
- Gestión de proyectos
- Presupuestación de capital
- Gestión de traslados
- Paneles de control y análisis personalizados
- Reglas de flujo de trabajo confi gurables
- Gestión integrada de documentos
- Análisis de vistas multidimensionales
- Resaltado dinámico de restricciones
- Seguimiento de KPI en tiempo real
- Ruta de aprendizaje integrada
- Y mucho más...
Beneficios
- Proporciona acceso inmediato a la información sobre infraestructuras e instalaciones utilizando un sencillo navegador web.
- Mejora la amplitud y el alcance de la distribución de los conocimientos en toda la empresa.
- Promueve la comunicación y colaboración apropiadas mediante la seguridad basada en funciones.
- Mejora la productividad y la toma de decisiones dentro de un entorno rentable de autoservicio.
Facilidad de acceso y actualización de la información
ARCHIBUS Web Central se conecta fácilmente y sirve de complemento a la solución ARCHIBUS Enterprise basada en Windows. A través de ella los usuarios autorizados pueden acceder a todos los datos en las aplicaciones de ARCHIBUS, desde Gestión de propiedades y arrendamientos a Gestión de mantenimiento del edifi cio y otras. Utilice ARCHIBUS Web Central para garantizar que esa información, precisa y actualizada, está disponible para todos los miembros de su organización que la necesiten.
- Acceda a los datos de infraestructura e instalaciones y actua- lícelos utilizando la interfaz ya conocida de un navegador web.
- Realice con facilidad el mantenimiento y la distribución de la información en toda su empresa.
- Genere informes e inicie acciones sin necesidad de formación previa, utilizando la naturaleza intuitiva de la web.
Amplíe y mejore el flujo de información
Al conectar sus infraestructuras e instalaciones a través de internet o de una intranet, ARCHIBUS Web Central cambiará la forma en que gestiona su organización. Los usuarios acceden de forma universal a la información actualizada sobre infraestructura e instalaciones de forma ininterrumpida.
- Cree paneles de control personalizados e inteligentes compues- tos de varias vistas para centrar su atención únicamente en la información necesaria para el desempeño de una actividad concreta.
- Obtenga mayor provecho del control sobre la empresa comple- ta consolidando la información de la sede, las ofi cinas regionales y las sucursales distantes.
- Mejore el valor de los datos recogidos mediante el acceso rápi- do a datos multidimensionales para analizarlos según cualquier categoría que haya establecido
Fomente la comunicación en toda la organización
Utilizando seguridad basada en funciones, ARCHIBUS Web Central aprovecha al máximo la conectividad de la intranet para relacionar usuarios autorizados con sus datos de toda la empresa. Una vez que los datos están disponibles en línea, pueden eliminar la duplicación de esfuerzos y los errores debidos a fallos en la comunicación.
- Maximice los recursos existentes en toda la organización mediante la implantación del flujo de trabajo automatizado y las funciones de mensajería de Web Central.
- Almacene documentos como órdenes de compra, manuales de equipos, contratos, etc., utilizando la funcionalidad de gestión documental incluida
- Fomente prácticas empresariales coherentes en toda la organización
- Agilice la comunicación entre grupos de trabajo, reduzca los errores administrativos y documente los procesos y su ejecución
Productividad mejorada para todos
Amplíe la disponibilidad de la información para los usuarios remotos que necesiten acceder a actividades e informes específi cos en ARCHIBUS. Los paneles de control inteligentes personalizados permiten acceso directo a la información necesaria para lograr los objetivos específi cos de la gestión de infraestructura e instalaciones.
- Los gestores de instalaciones pueden acceder a la información sobre infraestructura e instalaciones en cualquier lugar y momento.
- El personal de campo ahorrará tiempo al poder recoger fácil- mente las solicitudes de órdenes de trabajo desde ubicaciones remotas, y poder determinar las herramientas y materiales que necesitan llevar.
- El personal de las sucursales puede acceder en tiempo real a la información actualizada de las oficinas centrales.
- Los planificadores estratégicos tienen acceso a la información histórica de los datos espaciales que necesitan para tomar decisiones de planificación.
- Los gestores de compras pueden comprobar las facturas compa- rándolas con los inventarios y realizar el seguimiento de los pedidos pendientes de entrega.
- Los gestores de recursos humanos pueden elaborar planes de ocupación y encontrar espacios vacíos para el personal recién contratado
- Los propietarios de los edifi cios pueden determinar las zonas que pueden arrendarse.
- Los gestores inmobiliarios pueden realizar el seguimiento de las características detalladas de los arrendamientos, como opcio- nes, pagos, impuestos prorrateados, etc.
- Los contables pueden cobrar a los departamentos el espacio que ocupan, además de su parte de las áreas comunes.
- Los gestores de riesgos pueden evaluar las carteras de activos para obtener una cobertura de seguro adecuada.
Web Central: fortalecimiento gracias a los procesos de autoservicio
Las aplicaciones de ARCHIBUS basadas en la web, como Centro de soporte, Trabajo en demanda, Reservas, Gestión de traslados, Gestión de proyectos y Presupuestación de capital entre otras, permiten un rápido acceso a la información centralizada para favorecer un entorno de autoservicio rentable.
- Fomente la cultura del "hágalo usted mismo” proporcionando a los usuarios acceso a una amplia gama de servicios comunes.
- Realice solicitudes de ayuda de mantenimiento, traslados, incor- poraciones y cambios, consultas sobre la ocupación de espacio y otras.
- Controle el ciclo de solicitud de ayuda por medio de los contratos de niveles de servicio para autorizar, dar prioridad y completar las solicitudes.
- Simplifi que todo el proceso de reserva de espacios para contribuir a la consecución de reuniones productivas.
Gestión de propiedades y arrendamientos
Gestión de propiedades y arrendamientos
Controle y evalúe el rendimiento financiero y operativo de sus bienes inmuebles de manera individual o global
Los bienes inmuebles suelen ser el activo de mayor valor de una organización, por lo que es de crítica importancia reconocer los ciclos y las tendencias que afectan a esas propiedades y elaborar un plan estratégico para identifi car los riesgos y las oportunidades. A medida que su organización toma decisiones acerca de su cartera de bienes inmuebles, como el arrendamiento, la adquisición y su disposición, resulta esencial acceder rápidamente a una información precisa sobre la cual basar estas decisiones. La aplicación ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos permite a arrendatarios, arrendadores o propietarios poder registrar, gestionar y analizar la información sobre bienes inmuebles y alquileres, con objeto de evaluar el conjunto de propiedades, mitigar los riesgos y mejorar la rentabilidad.
Las actividades e informes incluyen:
- Extractos sobre las propiedades
- Resumen de las propiedades
- Análisis del coste de la propiedad
- Proyectos de presupuesto por propiedad
- Flujo de efectivo
- Arrendamientos y rentas básicas
- Arrendamientos y opciones
- Alertas por arrendamientos de próximo vencimiento
- Alertas de opciones de próximo vencimiento
- Resaltado de locales vacantes Impuestos atrasados
- Flujo de efectivo de impuestos
- Resaltado de áreas de normativa por propiedad
- Programas de depreciación para activos de propiedad
- Pronósticos del coste de propiedad
- Resumen financiero de arrendamientos
- Y mucho más...
Beneficios
- Mejora el rendimiento de los inmuebles en propiedad y arrendados mediante las referencias financieras y operativas.
- Genera informes resumen que permiten pronosticar las oportunidades e identifi car los riesgos de la inversión.
- Acelera el retorno de la inversión en los bienes inmuebles al optimizar el uso del espacio.
- Incorpora las funciones GIS para la representación gráfi ca del conjunto de bienes inmuebles para mejorar el análisis de las estadísticas inmobiliarias.
Alinee los planes de bienes inmuebles y los planes de negocio
Revise el espacio disponible actual y futuro para realizar una mejor planifi cación de las opciones y oportunidades de arrendamiento. Ya sea el momento de una expansión, de vender o de fi nalizar los arrendamientos, la aplicación proporciona información clave como el espacio disponible y las medidas espaciales precisas. Realice los cálculos estándares en múltiples bienes inmuebles, tales como coste por ocupante o coste por metros cuadrados. Las cifras provienen de una fuente fi able, por lo que le será fácil comparar criterios diferentes. La aplicación ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos permite utilizar esta información a la hora de negociar los precios de alquiler o de compra.
- Reduzca el riesgo utilizando avisos automatizados que le alertarán cuando las opciones de alquiler expiren, cuando deban realizarse algunas actividades o cuando venzan los alquileres de los arrendatarios.
- Cree informes de propiedad detallados y resúmenes estadísticos.
- Negocie los contratos utilizando informes de historial de costes basados en los gastos de mantenimiento y gestión.
- Identifi que espacios disponibles de un vistazo para futuros arrendatarios.
Controle los costes y las condiciones de los inmuebles
Dé cuenta de todos los costes relacionados con la gestión de bienes inmuebles y justifi que los nuevos gastos en los que se incurra. Por ejemplo, puede determinar los costes operativos previstos de cada propiedad o arrendamiento, incluyendo todos los impuestos correspondientes. Las funciones de repercusión de costes le permiten cargar a los departamentos u otras entidades las cuotas impositivas correspondientes en función de la cantidad de espacio que ocupan. Realice un estrecho seguimiento de las obligaciones fi scales al aplicar un presupuesto y un plan de previsión de impuestos con informes recordatorios que le informarán de las fechas de las evaluaciones y el pago de impuestos. Además, puede realizar una referencia cruzada de las facturas con los contratos de alquiler, para mejorar la exactitud del sistema. De esta forma, los departamentos de operaciones y contabilidad pueden tomar mejores decisiones en relación con los activos inmobiliarios.
- Asegure el cumplimiento normativo realizando el seguimiento de los requisitos, registrando los problemas de cumplimiento y manteniendo un registro de los requisitos para evitar penalizaciones.
- Registre los costes de los impuestos sobre la propiedad y elabore presupuestos para futuros pagos impositivos.
- Evalúe la rentabilidad de sus bienes inmuebles y la rentabilidad total de su cartera de activos.
- Registre y analice las tendencias de cualquier inmueble para tomar mejores decisiones empresariales en el futuro.
Evalúe y optimice el uso del espacio
Determine la efi ciencia con la que se utiliza el espacio integrando los planos CAD inteligentes con su base de datos de bienes inmuebles. Cree planifi caciones de ocupación, diagramas maestros de arrendamiento y distribución para identifi car espacios disponibles que pueden alquilarse o para identifi car y recuperar espacios que no están incluidos en ningún área de arrendamiento negociado. La aplicación también ayuda a garantizar que cada departamento contribuye a los gastos de propiedad correspondientes. La flexibilidad de sus funciones de repercusión de costes distribuye proporcionalmente los cargos entre los arrendatarios en función del espacio que ocupan.
- Documente todos los costes relacionados con el alquiler y cárguelos a los departamentos o arrendatarios correspondientes.
- Obtenga una perspectiva general de sus bienes inmuebles y resalte los detalles de los asuntos pendientes.
- Realice el seguimiento de todos los bienes inmuebles, independientemente de las fronteras regionales o nacionales, organizándolos por zonas geográficas.
- Realice un seguimiento fl uido de la depreciación de los activos inmobiliarios con la aplicación integrada de ARCHIBUS Gestión de mobiliario y equipos.
Mejore la funcionalidad con implantación de GIS
La aplicación de Gestión de propiedades y arrendamientos puede aprovechar la aplicación ARCHIBUS Extensiones geoespaciales para ESRI y permitir a los gestores de la cartera de propiedades obtener un contexto mejorado y real para tomar decisiones sobre las propiedades inmobiliarias.
- Visualice los espacios disponibles, los vencimientos o renovacio- nes de arrendamientos y otros indicadores de rendimiento clave en una imagen tridimensional integrada.
- Relacione fácilmente la información geoespacial, como planos de calles, datos de satélite y datos demográficos con su propia cartera de propiedades, arrendamientos, edifi cios y activos.
- Aproveche la información geoespacial para la planificación y desarrolle de forma estratégica los objetivos de su cartera de activos inmobiliarios.
Presupuestación de capital
Presupuestación de capital
Controle el ciclo de presupuestación de capital para obtener una planifi cación estratégica mejorada y centralizada para toda la organización.
El acceso a información justifi cable sobre presupuestación de capital reduce el riesgo de asumir proyectos costosos y largos que acaben fracasando por una asignación inadecuada de recursos. La aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital proporciona un método de control del ciclo de presupuestación de capital, desde la solicitud y evaluación, hasta la aprobación y asignación de fondos. Con toda esta información en una única ubicación centralizada, los usuarios pueden ejecutar proyectos de planifi cación estratégica, expansión, modernización y consolidación de manera organizada y rentable.
Las actividades e informes incluyen:
- Generación de presupuestos de capital
- Edición de los detalles del presupuesto
- Visualización del presupuesto por programa
- Visualización del presupuesto por tipo de programa
- Introducción de las fuentes de financiación
- Asignación de financiación
- Vista de los proyectos aprobados por año de financiación
- Vista del capital y los fondos para gastos disponibles
- Vista de los fondos de programa no asignados
- Vista de la fi nanciación de los proyectos por fondo
- Planificación de costes en casos posibles
- Evaluación de diferentes casos para financiación
- Y mucho más...
Beneficios
- Resume todas las actividades de planificación de la inversión de manera coherente para priorizar programas y proyectos, coordinar actividades y presupuestar recursos
- Desarrolla una metodología centralizada para gestionar de manera efi ciente los proyectos de inversión en múltiples departamentos y ubicaciones
- Permite planificar hipótesis para reducir la interrupción de las actividades comerciales y los excesos de costes
- Integra las aplicaciones Evaluación del estado fisico, la Presupuestación de capital y las funciones de Gestión de proyectos para mejorar la asignación de recursos y capital para una planifi cación completa de todas las fases del proyecto
Consolide las actividades de planificación
La aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital utiliza fl ujos de trabajo inteligentes basados en la web para servir de conexión entre las partes interesadas en un proceso de presupuestación de capital. Con toda esta información en una única ubicación centralizada, los usuarios pueden ejecutar proyectos de planifi cación estratégica, expansión, modernización y consolidación de manera organizada y rentable. El proceso se conjunta con los planes generales de infraestructura e instalaciones de su organización y ofrece consolas o paneles de control basados en la web a cada paso del proceso para ayudar a los usuarios a ver con facilidad el progreso del proyecto.
- Relaciona las actividades del proyecto con la(s) fuente(s) de fi nanciación correcta(s) para garantizar que las necesidades del programa se cubren dentro de plazo y sin exceder el presupuesto
- Ofrece procesos de flujo de trabajo personalizados que ayudan a los usuarios a gestionar un proyecto, desde sus actividades detalladas hasta los presupuestos para varios años
- Elabore una base de datos centralizada de presupuestos de capital que proporcione un historial de presupuestos y una base de referencia para proyectos futuros
- Coordine proyectos y plazos mediante calendarios y gráfi cas de Gantt para resumen basados en la web
Gestione proyectos en ubicaciones diferentes
La aplicación también permite gestionar presupuestos de capital en disciplinas y ubicaciones diferentes con una única metodología centralizada y coherente. Puede realizar agrupaciones por proyectos, programas de capital y ubicaciones, y consolidar datos de diferentes fuentes en una única vista de requisitos de capital y disponibilidad o asignación de fondos para toda la organización.
- Capture los costes asociados con los proyectos de mejora de cada ubicación, en un único origen, para mejorar el proceso de toma de decisiones de los responsables ejecutivos
- Proporcione funciones de autoservicio por medio de web, lo que permite a las partes interesadas comprobar el estado de los proyectos, a cualquier hora y en cualquier lugar
- Proporcione plantillas estándar de programas o proyectos y cronogramas que garanticen que todos los programas y proyec- tos sigan los mismos procedimientos de aprobación y se evalúen según términos comparables
- Defina plantillas de documentos estándar accesibles en internet con elementos tales como justifi cación de proyectos, resúmenes de programas y documentación auxiliar relacionada
- Integre documentos no estándar, como dibujos CAD, archivos multimedia y otros en un repositorio de fácil acceso basado en la web
- Comparta información con soluciones ERP, como Oracle Finan- cials® y SAP®, así como otras soluciones de gestión de proyectos, como con Primavera® y Prolog®
Habilite planificaciones con hipótesis
La aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital proporciona un conjunto de fl ujos de trabajo inteligentes, listos para usar y diseñados para mejorar los procesos de planifi cación estratégica de capital, mediante casos hipotéticos. Por ejemplo: los formularios de Presupuestación de capital pueden utilizarse de manera independiente o agregar detalles a nivel de proyecto o de actividad y observar los resultados desglosados en el presupuesto a nivel superior. Los pasos opcionales incluyen estimación y priorización de programas o proyectos.
- Compare múltiples casos hipotéticos para determinar el uso óptimo de fondos y ayudar a gestionar el fl ujo de capital
- Presente las necesidades y fuentes de fi nanciación principales
- Gestione presupuestos multianuales en función de las estimaciones de costes para mostrar el impacto de las adiciones y eliminaciones de programas y proyectos en los objetivos estratégicos
Integre una planificación global
Combinado con las funciones de evaluación de estado e información sobre las operaciones de construcción, la aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital integra prácticas separadas en un proceso continuo. Esto puede ayudar a los directivos a asignar los fondos a los recursos disponibles para cualquier plan de presupuestación de capital, a la vez que se elimina la necesidad de entrada redundante de datos. Además, si se utiliza junto con la aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos, pueden crearse cuadros de indicadores defi nidos por el usuario para visualizar y gestionar los progresos hasta la fecha.
- Aproveche los datos actuales de ARCHIBUS accediendo a la información sobre estimaciones de costes y depreciación, para justificar los proyectos de inversión
- Capture los datos en campo mediante dispositivos portátiles para completar la línea de base de presupuestación de capital
- Compare las evaluaciones de estado reales con los presupuestos para mantenerse por delante del progreso
- Controle los elementos de la evaluación de estado que se hayan solucionado por los proyectos de capital para actualizar el índice de estado de los inmuebles
Gestión de proyectos
Gestione proyectos desde la perspectiva de un propietario, de forma que cumplan los plazos y no excedan el Gestione proyectos desde la perspectiva de un propietario, de forma que cumplan los plazos y no excedan el presupuesto.
La conducción de un proyecto de éxito hasta su finalización,ya sea un proyecto de renovación, adquisición, construcción o traslado, requiere un repositorio de datos de proyectos y unas prácticas de flujo de trabajo bien organizados. La aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos proporciona a los miembros delequipo del proyecto acceso a un almacén central de información que garantiza que todos los participantes sigan los objetivos principales de la planificación. De esta forma se garantiza que los proyectos sigan los plazos y no excedan el presupuesto, ala vez que proporciona puntos de referencia de gran utilidad proyectos futuros.
Las actividades e informes incluyen:
- Solicitud de proyectos
- Adición o edición de actividades
- Definición de los proyectos de plantilla
- Visualización de las plantillas de documentos
- Estimación del calendario inicial y la duración
- Revisión de las desviaciones
- Gráfica de Gantt
- Presentación y aprobación de licitaciones
- Registro y publicación de contratos
- Actividades programadas y terminadas
- Importación y exportación de proyectos
- Facturas y pagos por proveedor
- Visualización de cuadros de resultados de proyectos
- Visualización de los datos métricos de los proyectos
- Revisión del historial de rendimiento del proveedor
- Y mucho más...
Beneficios
- Crea un repositorio central de datos para una perspectiva jerárquica de prioridades, acciones y costes de programas y proyectos
- Facilita un proceso colaborativo que permite a los miembros del proyecto sincronizar información en diferentes ubicaciones o unidades organizativas
- Proporciona una perspectiva clara y ponderada de los cuadros de indicadores de rendimiento de múltiples programas o proyectos para identificar, de un vistazo, los componentes que llevan retraso o exceden el presupuesto
- Simplifica la supervisión del proyecto por medio de vistas consolidadas que muestran hitos, actividades y cambios de estado a todos los miembros del proyecto
- Reduce la carga administrativa mediante el aprovechamiento de los datos existentes.
Proporcione una perspectiva jerárquica y centralizada
La aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos crea un repositorio central desde la perspectiva del propietario, lo que permite una vista jerárquica de prioridades, acciones, costes de proyectos y otros aspectos. Las potentes vistas analíticas pueden resumir los detalles de cientos de proyectos en una cómoda matriz. El seguimiento de los costes y pagos en un repositorio centralizado garantiza un control más eficaz de la inversión y permite mantener los proyectos bajo control. Esta solución integrada puede complementar o eliminar la necesidad de software y procedimientos específicos que suele caracterizar a la presupuestación de inversiones y la gestión de proyectos.
- Defina, calcule y establezca la prioridad de los proyectos en una ubicación centralizada con un formato uniforme
- Presente oportunidades y riesgos de los proyectos basándose en la planificación de la inversión de la organización y en los objetivos generales
- Realice estimaciones de los costes y realice el seguimiento de las tendencias
- Vincule los proyectos directamente al ciclo de presupuesto de capital para comparar los costes estimados y los reales
Sincronice las actividades de los miembros del equipo de proyecto
La estructura del repositorio central de la aplicación fomenta la colaboración proporcionando acceso a los diferentes miembros del equipo a una única fuente de información. Los formularios interactivos basados en la web facilitan que todos los usuarios puedan visualizar y actualizar la información en tiempo real, y coordinar tanto actividades temporales como aquellas basadas en ubicaciones. Los miembros de los equipos pueden alinear mejor los objetivos del proyecto con los de la organización y ayudar a identificar los riesgos y las oportunidades financieras.
- Gestione las actividades temporales utilizando calendarios de proyectos y gráficas de Gantt
- Coordine las actividades basadas en ubicaciones mediante el mapa de proyectos, Projects Map
- Envíe notificaciones de forma automática a los responsables de las actividades mediante los procesos de flujo de trabajo inteligentes
- Intercambie los datos de forma fluida con Microsoft Project®,entregando la información en formatos unificados a los directivos del proyecto, directivos financieros y ejecutivos
Evaluación del rendimiento
Los cuadros de resultados ponderados permiten identificarlos programas y proyectos retrasados o que exceden el presupuesto.La aplicación facilita la revisión de pagos y costes por tipo de actividad, paquetes de trabajo y variaciones en el programa a lo largo de un proyecto. Con toda esta información al alcance de la mano, los usuarios pueden establecer con facilidad puntos de referencia e identificar los proyectos que no alcanzan dichos niveles. El seguimiento de los datos de historial de proyectos también facilita la identificación de las oportunidades de mejora de los proyectos futuros.
- Compare el rendimiento de los proyectos por responsable,región, organización u otros criterios
- Identifique los costes reales en comparación con estimaciones de diseño o iniciales para mejorar la planificación de los proyectos futuros
- Revise el rendimiento de los proveedores por tipo de proyecto
Simplifique la supervisión de los proyectos
La aplicación incluye múltiples funciones que simplifican los procesos de gestión de proyectos y creación de informes, desde las fases de planificación hasta su ejecución. Las plantillas de proyecto fuerzan la aplicación de una metodología estándar entre todos los miembros del proyecto, incluyendo contratistas o proveedores de servicios. Las funciones del flujo de trabajo integradas proporcionan notificaciones proactivas a los miembros del equipo de proyecto.
- Cree paquetes de trabajo para licitaciones contractuales basadas en la web
- Remita proyectos para su aprobación, y realice la estimación,gestión y aprobación de sus órdenes de cambio
- Aplique normas de toda la empresa para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto
- Mantenga la asunción de responsabilidades mediante registros electrónicos de seguimiento que certifiquen todas las modificaciones del proyecto
Reduzca la carga administrativa
La aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos puede reducir significativamente las tareas administrativas mediante la utilización de los datos existentes. La capacidad de la aplicación para integrar múltiples funciones y sistemas reduce la duplicación de entradas y fomenta la comunicación entre los diferentes departamentos y ubicaciones. El hecho de garantizar acceso a todos los miembros del equipo a los datos del proyecto a nivel de toda la organización simplifica las comunicaciones y reduce las llamadas telefónicas, las facturas en papel y los procesos manuales.
- Reduzca la duplicación de entradas mediante la integración de los datos existentes de ARCHIBUS, como los detalles de los inmuebles, las evaluaciones de su estado, los datos de mantenimiento, etc.
- Fomente una cultura de autoservicio y reduzca los costes generales con datos accesibles a través de internet en tiempo real
- Fomente un proceso de documentación continuo mediante la publicación de plantillas, ejemplos y normas
Planificación estratégica de espacios
Alinee el desarrollo de las instalaciones e infraestructura con los planes mediante la evaluación del uso histórico y la previsión de las necesidades futuras.
Las organizaciones suelen estar sometidas a estado de flujo constante debido a las actividades de expansión, reducción de personal, fusión o adquisición. La aplicación ARCHIBUS Planificación estratégica de espacios ayuda a las empresas a alinear mejor el desarrollo de instalaciones e infraestructura con los constantes cambios a los que se ven sometidas las empresas mediante sofisticados análisis históricos de los datos espaciales y otra información relacionada. Ahora resulta fácil desarrollar planes de instalaciones e infraestructura a corto, medio o largo plazo y estimaciones de costes, a la vez que se maximiza la eficiencia operativa. La aplicación ARCHIBUS Planificación estratégica de espacios permite la fácil evaluación y gestión de los inevitables cambios que deben afrontar todas las organizaciones.
Las actividades e informes incluyen:
- Partidas del presupuesto de espacio por presupuesto
- Área programada por presupuesto de superficie de espacio a nivel de departamento
- Costes de presupuestos de estándares de espacio por departamento
- Previsión de los presupuestos de los estándares de espacio por ordenados por nivel de afinidad
- Clasificación de departamentos por afinidades más fuertes
- Asignaciones del presupuesto de espacio por planta
- Gráfica de distribución de asignaciones
- Uso histórico del espacio a nivel de departamentos
- Análisis de las tendencias históricas
- Creación de histórico a partir del inventario
- Comparaciones del histórico con el inventario
- Y mucho más...
Beneficios
- Ayuda en el desarrollo de los planes para infraestructura e instalaciones de diferentes períodos de tiempo para adaptarse de forma óptima a las necesidades de su organización
- Evita inmovilizar capital valioso mediante la elaboración de previsiones precisas de costes en función de la información histórica
- Aumenta al máximo la eficacia operativa representando las afinidades departamentales
- Mantiene el control de los gastos mediante la conversión sencilla de la información estratégica del programa para los planificadores de espacio
Gestione el crecimiento y la consolidación de manera proactiva
La comprensión de los costes y riesgos y el mantenimiento de la flexibilidad ayuda a las empresas maximizar las oportunidades.Acceda a la información histórica necesaria para formular los objetivos de planificación estratégica de su organización. Pueden recogerse y analizarse las relaciones o afinidades interdepartamentales,los tipos de espacios necesario, las necesidades de uso de metros o pies cuadrados, la duración de las necesidades y otros aspectos.
- Desarrolle los requisitos de programación en función de los inventarios y requisitos de espacio de los departamento
- Desarrolle un programa de requisitos de espacio para las organizaciones fusionadas
- Resuma los costes asociados con propuestas de aumento o reducción del número de ocupantes
Prevea las necesidades de espacio futuras
Defina sus necesidades futuras y sus costes asociados. Las metodologías incorporadas y las variables definidas por el usuario las permiten realizar previsiones con total confianza. Prevea las necesidades según las unidades comerciales o los departamentos.Compruebe cómo las variables dinámicas afectan a presupuestos, programaciones y disponibilidad de espacios al crear planificaciones de espacio completas.
- Establezca relaciones estándar entre el crecimiento empresarial y las necesidades de espacio
- Cree informes sobre los costes específicos de cada departamento,como gastos de espacio, mobiliario o traslados
- Cree hipótesis para comparar presupuestos
Distribuya el espacio para aumentar la eficacia al máximo
Determine cómo optimizar el espacio según las necesidades de su empresa. Las necesidades de su empresa suelen exigir que determinados departamentos colaboren estrechamente con otros para alcanzar los objetivos de la empresa. El diagrama de afinidades puede ayudarle a representar gráficamente las relaciones naturales existentes entre departamentos completos o grupos de personas en su empresa.
- Ponga en práctica planes de espacios que mejorarán la eficacia operativa de su empresa
- Registre la cantidad de espacio que debe asignarse a cada empleado o departamento y utilice estas cifras para crear diseños futuros y de prueba
- Compare diseños utilizando informes de resumen para determinarlos más rentables, sin sobrescribir los planes existentes
- Cree diagramas de distribución que representen visualmente las asignaciones, necesidades del programa y necesidades de previsión
- Diseñe distribuciones óptimas utilizando comparaciones de inventarios
- Genere automáticamente esquemas de espacio que coincidan con los planes de asignación de estándares de espacio
Mantenga los costes bajo control
Controle los costes realizando un seguimiento del uso del espacio asignado a nivel de departamentos. Utilice tendencias históricas para analizar cómo se ha utilizado el espacio en la empresa a lo largo del tiempo, una referencia útil a la hora de planificar el futuro. Gestione el reto que supone una alta tasa de rotación; podrá asociar costes estándar con cada tipo de espacio y crear informes de gastos de traslados de manera rápida y sencilla.Compare los costes de las configuraciones existentes y las previstas para determinar cuál es la alternativa más rentable.
- Genere informes que documenten de forma gráfica las tendencias de uso de espacio por departamento
- Realice el seguimiento de los gastos en bienes de capital, así como de los costes de mobilario, basándose en estándares de espacio
- Resuma el inventario actual por departamento
Aproveche los datos con otras aplicaciones de ARCHIBUS
Vincule la aplicación de planificación estratégica de espacios con otras aplicaciones de ARCHIBUS y saque partido delos datos para generar inventarios de salas, presupuestos de espacios, nuevos diseños de salas y áreas de grupos, así como otros diseños de prueba. Gracias a la aplicación de planificación estratégica de espacios puede crear un presupuesto de espacios resumiendo su inventario de salas ya existente. Además, puede utilizar la función de diseño de esa aplicación para crear una nueva distribución de las diferentes zonas que sustituya a la actual.
- Vincule la aplicación Planificación estratégica de espacios con otras aplicaciones de ARCHIBUS como Gestión de espacios y Gestión de propiedades y arrendamientos
- Genere presupuestos espaciales y diseños de prueba para determinar sus necesidades de espacio futuras
Gestión de espacios
Añadir espacio a las instalaciones actuales de una organización no es siempre una opción disponible. La aplicación ARCHIBUS Gestión de espacios ayuda a los usuarios a mejorar la efi ciencia del espacio y a evaluar los costes reales asociados a su uso. Los informes que resultan de un análisis de gestión de espacio revelarán cómo se utiliza cada centímetro cuadrado, lo que permite un proceso de repercusión de costes muy granular. De esta forma, pueden mejorarse sucesivamente los índices de reembolso de terceras partes que requieren informes de ocupación y distribución de espacios precisos y justificables. Gracias a la aplicación de Gestión de espacios, las organizaciones pueden satisfacer con facilidad estas necesidades y planificar mejor las necesidades actuales y futuras en toda la empresa..
Las actividades e informes incluye:
- Revisión de vacantes
- Localización de un ocupante
- Recuperación o liberación de espacio para su departamento
- Resalte de espacios cargados a su departamento
- Revisión de la repercusión de costes de espacio actual
- Resalte de espacios por departamento
- Eficiencia del edificio
- Comparación de áreas espacio por espacio
- Gráfica de distribución departamental
- Área media por empleado
- Plan de ocupación
- Empleados por departamento
- Espacios por departamento
- Y mucho más...
Beneficios
- Mejora la eficiencia espacial mediante la reducción de los costes globales de ocupación
- Automatiza el proceso de repercusión de costes por espacio para adaptarse a los requisitos específicos de facturación y elaboración de informes
- Garantiza que la información de planificación de espacio sea siempre precisa y justificable, puesto que vincula dibujos con datos de instalaciones e infraestructura
- Asigna el uso de espacio y proporciona precisos informes de repercusión para reducir las disputas al mínimo
- Genera informes de eficiencia de edificios basados en los índices IFMA
Aumente la eficiencia de espacio para reducir los costes
Un uso eficiente del espacio puede reducir sus costes de ocupación por pie o metro cuadrado, aumentando con ello la rentabilidad de su organización. Desarrolle e integre bases de datos inteligentes e ilustraciones para realizar el seguimiento del uso del espacio en sus edificios. Los métodos flexibles para recoger y organizar la información sobre el espacio se ajustan a sus necesidades de creación de informes específicas. Optimice aún más el uso del espacio con las aplicaciones Reservas y Hoteling ARCHIBUS, que le permiten programar el uso de salas compartidas o de espacios transitorios en función de la disponibilidad, índices de repercusión de costes, dotaciones y aforo.
- Analice la información del inventario de espacios por departamentos
- Cree inventarios de espacios con áreas bruta, espacios, áreas de servicio, penetraciones verticales, etc.
- Cree diseños de prueba para comparar la eficiencia de espacios de diferentes escenarios de reubicación o disposición
Cubra sus necesidades de elaboración de informes
Un fácil acceso a una información precisa sobre el uso de los metros cuadrados facilita poder cubrir las necesidades de elaboración de informes externos. Si su organización depende de financiación o subvenciones externas, la diferencia entre los cálculos y la información real puede suponer varios millones
de dólares. Además, la sencilla funcionalidad de repercusión de costes asegura que cada departamento de la organización es responsable del espacio que ocupa, además de que se le factura correctamente.
- Seleccione uno de los métodos incorporados y personalizables de repercusión de costes
- Calcule los porcentajes de espacio para registrar el uso parcial o estacional de las instalaciones
- Proporcione resúmenes del área de cada departamento con informes de análisis de espacios departamentales
Defienda sus necesidades de planificación de espacios
La aplicación ARCHIBUS Gestión de espacios incluye gran número de herramientas diferentes que facilitan mostrar las razones por las que se necesita más espacio o reasignar el uso del espacio. Realice previsiones de necesidades de espacio compuesto basándose en el número de empleados, el uso funcional y la logística para ayudar a los departamentos a comprender las factores que influyen sobre los costes de ocupación. Ejecute informes basados en los detalles específicos que influirán en el proceso de toma de decisiones estratégicas. Incluya instantáneas de sus datos de asignación de espacios en los formatos más
extendidos, como Microsoft Word® y Excel® o Adobe Acrobat®. O publique la información en internet, de forma que sea accesible en formato de sólo lectura para otros departamentos de su organización.
- Comparta información sobre instalaciones e infraestructuras con usuarios que no dispongan de ARCHIBUS en su organización
- Determine la eficiencia del espacio según los estándares del sector
- Cobre a los departamentos según las áreas que ocupan, además de por la parte que les corresponde de las áreas comunes
- Integre la aplicación sin fisuras con los programas de dibujo, habituales en el sector, como Autodesk® AutoCAD®, AutoCAD Architecture y Revit® Architecture para asociar fácilmente los datos espaciales con los planos de planta
Elimine disputas por asignación de espacio
Determine con precisión el área utilizable asignada a cada departamento. Cree puntos de referencia que determinen la cantidad y el tipo de espacio necesario para cada función de empleado o departamento. El uso de métodos objetivos para asignar espacios ayuda a mitigar los problemas de “equidad” relacionados con la asignación del espacio. Desarrolle planes de ocupación y encuentre rápidamente espacios disponibles para nuevas contrataciones.
- Desarrolle planes de ocupación, informes de área media por empleado y listas de empleados por instalaciones y edificios
- Ejecute repercusiones de costes por grupo, espacios, empleados o normas de BOMA (Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios)
- Represente automáticamente los empleados en los planos utilizando las funciones de ubicación
Analice el rendimiento del edificio
La aplicación de Gestión de espacios de ARCHIBUS es compatible con la normativa establecida de la IFMA (Asociación Internacional de Facility Management) para la medición de las tasas de eficiencia de los edificios mediante la comparación de la superficie útil y la alquilable.
- Vea la cantidad de espacio dedicada a áreas de servicio para determinar mejores formas de aumentar los índices de efi ciencia
- Desarrolle los datos necesarios para elaborar el informe de rendimiento del edificio, que incluye dos índices importantes definidos por IFMA: el índice entre alquilable y utilizable y el índice entre utilizable y alquilable
Overlay con gestión de diseño para AutoCAD® y Revit®
Relacione dibujos con instalaciones y datos de infraestructura de forma bidireccional, sincronizando lasactualizaciones de cada entorno para conseguir la mejora de la precisión y de la productividad.
La tarea de gestionar por separado los dibujos y los datosalfanuméricos deriva a menudo en una inefi ciente duplicaciónde esfuerzo. Resulta de crítica importancia garantizar que undibujo de las instalaciones o infraestructuras también contengainformación sobre los activos y personas asociados, especialmentecon las actualizaciones y cambios inevitables quepueden ocurrir cada día. ARCHIBUS Overlay con gestión deldiseño para AutoCAD® y Revit® integra a la perfección dibujos ydatos alfanuméricos con los entornos AutoCAD® de Autodesk,AutoCAD® Architecture y Revit® Architecture. El resultado es unúnico entorno de información unifi cado para gestionar instalacionese infraestructura que mejora la productividad y exactitudde los datos, al tiempo que aprovecha la inversión que harealizado en herramientas Autodesk.
Las actividades y características incluyen:
- Creación del plan de ocupación
- Creación del plan de ocupación
- Resalte de espacios por departamento
- Colocación de los empleados en las salas
- Resalte de las restricciones
- Tabla de consultas
- Texto de consultaInserción de esatándares de mobilarioInserción de equipo
- Creación de nuevo dibujo de prueba
- Publicación en DWFTrazado de área
- Y mucho más...
Beneficios
- Amplía las capacidades del modelado de información de edifi cios (BIM) para mejorar la gestión del ciclo de vida
- Aumenta la precisión de la información gracias a la visualización y las actualizaciones simultáneas de las aplicaciones de Autodesk y el entorno de base de datos de ARCHIBUS
- Mejora la productividad agilizando la creación de diagramas de trabajo con un conjunto de herramientas de dibujo arquitectónico y diseño de ARCHIBUS
Agilice la creación de los dibujos de trabajo
Utilice la aplicación Overlay para reducir el tiempo y esfuerzonecesarios para rellenar los dibujos arquitectónicos con la informaciónde instalaciones e infraestructura. Por ejemplo, cree disposicionesde prueba de esquemas de espacio que representenlos departamentos, grupos o habitaciones de su organización.Cuando acepte una disposición, utilice ARCHIBUS para convertirlos paquetes de espacio en dibujos de trabajo. Puede completarde forma inmediata los dibujos con paredes, puertas y mobilario.El mantenimiento de estos documentos es muy fácil a lo largodel ciclo de vida de unas instalaciones.
- Reduzca el tiempo de aprendizaje de ARCHIBUS entre los usuariosde AutoCAD proporcionándoles una aplicación que ya les resultafamiliar
- Añada con rapidez paredes, puertas, ventanas, columnas estructuralesy techos a los dibujos de las instalaciones
- Dibuje límites de área utilizando cuadrículas arquitectónicas,en lugar de dibujar información arquitectónica completa
- Utilice bibliotecas de símbolos integradas para acelerar la elaboraciónde borradores
Mantenga información precisa
Las actualizaciones de los dibujos en Overlay son inmediatas yeliminan la necesidad de transferir datos de AutoCAD o Revit asu base de datos de instalaciones e infraestructura. Una serie demenús desplegables de ARCHIBUS, integrados directamente enlas barras de menú de AutoCAD y Revit, le permite realizar tareasen esas aplicaciones. Esta integración sin fi suras permite crear ymantener dibujos relacionados con sus instalaciones con granfacilidad.
- Realice cambios en AutoCAD o Revit que se actualizarán automáticamenteen la base de datos de ARCHIBUS
- Incremente la funcionalidad de sus diseños añadiéndolescódigos de espacio, departamentos y otros elementos
- Trabaje en entidades dibujadas en cualquier capa, incluso si losplanos no se han creado originalmente en AutoCAD o Revit.
Ayude a otros en su visualización
Ayude a otros miembros de su organización a visualizar los dibujosde planta actuales y a ver problemas e incoherencias. Mejorelos dibujos de AutoCAD por medio de diferentes herramientasde dibujo especializadas dentro de Overlay con Gestión de diseñopara AutoCAD o Revit con el fi n de proporcionar documentosde construcción y de acuerdo a obra fi nalizadaque sean más informativos.
- Integre dibujos en los informes ARCHIBUS para representar mejorla información
- Convierta los dibujos bidimensionales a una vista tridimensionalen un único paso
- Levante paredes, techos, columnas, puertas y ventanas a laaltura que especifi que para indicar mejor los resultados finales
- Garantice coherencia entre los planos de planta por medio dela creación de cuadrículas arquitectónicas subyacentes con elcomando Grid (cuadrícula)
Utilice la aplicación de modelado de información deedifi cios (Building Information Modeling)
Debido a la creciente importancia del modelado de informacióndel edifi cio (BIM) como base para la creación y modificación de edificios de forma rentable durante su ciclo de vida, ARCHIBUS Overlay para AutoCAD y Revit vincula directamente los modelosde información de edificios con las bases de datos de la empresa. ARCHIBUS Overlay es compatible con Autodesk® Map,MapGuide®, DWF™, ARCHIBUS Viewer para AutoCAD®, Revit®Architecture, FMDesktop™ y AutoCAD Architecture
- Refleje los cambios o adiciones a la maqueta Revit de formasimultánea en ARCHIBUS
- Combine los resultados de miles de maquetas en unabase de datos de empresa ARCHIBUS
- Acceda a ARCHIBUS desde Revit, realice consultas de datos deRevit en diferentes edificios, complejos, países y husos horariosusando ARCHIBUS Web Central
Gestión de traslados
Simplifique todo el proceso de traslado, incorporación y cambio, desde traslados de una sola personahasta traslados en varias fases, para reducir los costes y minimizar las molestias en la organización
Desde traslados sencillos de una única persona, hasta trasladosde varias fases que implican actividades de construcción, laaplicación ARCHIBUS Gestión de traslados simplifi ca el procesode traslado, incorporación y cambio para garantizar el éxito delas reubicaciones con el menor número de molestias posiblespara la organización. La aplicación reduce la complejidad, elriesgo, el tiempo, el coste y el periodo de inactividad asociadosa los traslados por medio de la organización de todas lasórdenes de traslado y su información asociada en un repositoriocentral de datos. Con fácil acceso a la web para consultarlas tareas de visualización, los cambios de estado y los hitos,los participantes en el proyecto de traslado pueden colaborar demanera efectiva a reducir el esfuerzo y minimizar los costes delos traslados.
Las actividades e informes incluyen:
- Solicitar el traslado de un empleado
- Solicitar el traslado de un empleadoEditar mis traslados
- Examinar mis traslados
- Solicitar un traslado de grupo
- Revisar y estimar traslados
- Remitir traslados para su aprobación
- Examinar hoja de cálculo de traslado de grupoInforme de tasa de rotación
- Diagrama de tasa de rotación por departamento
- Emitir traslados
- Aprobar trasladosTerminar traslados
- Definir cuestionarios de traslado
- Y mucho más...
Beneficios
- Racionaliza todo el proceso de movimiento, incluyendo las peticiones, aprobaciones, actualizacionesy actividades relacionadas para reducir los costes generales y optimizar las tasas de rotación
- Aumenta la satisfacción del consumidor, ya que reduce los periodos de inactividad y minimiza loserrores de traslado
- Mejora la comunicación, coordinación y la colaboración entre los recursos externos y los internos,con procesos de fl ujo de trabajo basados en reglas
- Genera diseños de prueba, analíticas de traslados y cuadros de mando inteligentes que ayudan aque el proceso mejore continuamente
- Se integra de forma rápida con sistemas financieros y de Recursos Humanos ya existentes permitiendola distribución oportuna de personal actualizado e información del centro de costes
Simplifique los traslados de forma rentable
La aplicación ARCHIBUS Gestión de traslados permite la implantacióninmediata de los procesos para nuevas contratacionesy bajas, traslados de ocupantes ya existentes, reconfi guracionesy traslados de activos. Gestione traslados de grupos y lastareas asociadas con un sistema basado en la web. Mediantela defi nición de fl ujos de trabajo, procedimientos y cuestionariosnormalizados para los traslados, las incorporaciones o loscambios, podrá establecer las bases para llevar a cabo unosproyectos de traslado consistentes, oportunos y que se ajustenal presupuesto.
- Utilice la tecnología de fl ujo de trabajo de confi guración sencillapara automatizar la aprobación, emisión, ejecución y cierre deórdenes de traslado
- Mantenga las órdenes de traslado, actividades, números deconectores, planos y demás en un repositorio central de datoscon un formato con posibilidades de búsqueda instantánea
- Programe personal y recursos por medio de calendariosde traslado interactivos
- Reduzca el precio del diseño y el coste de los traslados innecesarios
- Distribuya de forma automática las actividades a los proveedoresde servicios informáticos y a otros proveedores de serviciospara agilizar la ejecución de los proyectos
Aumente la satisfacción del cliente
Los errores y omisiones, incluso en proyectos de traslado depequeña escala, pueden provocar una reducción en la productividady periodos de inactividad con resultados costosos. Laaplicación de Gestión de traslados permite un enfoque flexibley receptivo para conocer tanto los objetivos de la organizacióncomo para minimizar las molestias a los ocupantes trasladados.Las notifi caciones y recordatorios automatizados permiten tiemposde respuesta más rápidos y más control de los proveedorescon el fi n de mejorar el éxito del proyecto de traslado.
- Proporcione cuestionarios personalizados al cliente para recogersus necesidades por anticipado y reducir al mínimo la frustracióny las adaptaciones
- Minimice los cambios posteriores al traslado y el seguimientomediante el control de la responsabilidad y el estado en lamisma orden de traslado
- Reduzca el tiempo de reacción de días a tan sólo minutos graciasa la posibilidad de acceder a toda la información desde unaúnica pantalla
- Genere planos de pruebas de traslado para aumentar la aceptaciónde las partes interesadas y contribuir a minimizar las políticasdel traslado
Mejore la comunicación en toda la organización
Esta aplicación basada en la web aumenta la coordinación del personaly le permite gestionar los traslados de mayor y menor niveldesde una ubicación central. Su tecnología de fl ujo de trabajo leayuda a organizar las órdenes de traslado y las actividadesrelacionadas. Las reglas de flujo de trabajo automatizadogarantizan que los empleados reciban una notificación porcorreo electrónico de forma que el traslado pueda avanzarde forma eficiente hasta la siguiente fase. Además, la integracióncon la aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectosle permite sincronizar los trabajos de construcción y delproyecto.
- Proporcione información precisa y actualizada para todos losmiembros del proyecto a través de la web
- Reduzca el tiempo del ciclo de la actividad por medio del envíopor correo electrónico de enlaces a formularios de aprobación y finalización
- Revise de manera sencilla las actividades y el estado del trasladode cada participante del proyecto para mantener todos losprocesos en plazo y dentro del presupuesto
- Cree vistas personalizadas de las acciones necesarias basándoseen el perfil de acceso de un proveedor de servicios o un técnico para aclarar las expectativas y minimizar las molestias
Genere análisis de traslados y disposiciones de prueba
Gracias a un registro preciso de todas las tareas, costes y personalnecesario para completar con éxito un traslado, podráevaluar el rendimiento y revisar el proceso, según se necesite,para contribuir a la mejora continua. Además, utilice la funciónde dibujos de prueba de AutoCAD para comparar visualmentelas diferentes disposiciones de los ocupantes.
- Exponga las tasas de rotación en paneles de control inteligentespara garantizar que las actividades de traslado se correspondancon los objetivos principales de la organización
- Genere informes de resumen para medir la efectividad de unproceso de traslado de ciclo cerrado mejorado
- Proporcione información contrastable y precisa del númerode traslados y costes derivados para establecer indicadores clavede rendimiento (KPI)
- Acceda a planos de planta en línea, estándares de espacio einventario de equipos para crear disposiciones de prueba
Integre la información de traslado con otros sistemas
Comparta la información generada en la aplicación de Gestiónde traslados con otras funciones y sistemas, reduciendo laintroducción redundante de datos y garantizando una fuente dedatos precisa a través de departamentos o divisiones. Además,utilice la función de la aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectosen sus tareas de traslado, para que se correspondan con otrosproyectos de la organización.
- Reduzca los errores conectando sus planos de CAD a las órdenesde traslado que representan
- Actualice automáticamente su espacio, ocupación e inventariocuando cierre las órdenes de traslado
- Enlace la información de traslado actualizada, como ubicacionesde los empleados, extensiones de teléfono, asignaciones delcentro de coste y demás, a los sistemas de Recursos Humanos, deInformática, de Soporte Técnico y de Finanzas o ERP
Reservas
Simplifi que la planificación y gestión del uso del espacio compartido para aumentar la eficiencia y optimizar su utilización
La forma en la que una organización gestiona el tiempo de surecurso más valioso y costoso, su personal, es indicador deun entorno efectivo y colaborador. Elimine las molestas reservaspor duplicado, las salas demasiado amplias o reducidas para lasreuniones y la adjudicación errónea de recursos con ARCHIBUSReservas basado en internet. La aplicación ARCHIBUS Reservasproporciona una solución intuitiva e integrada para la programaciónde espacios compartidos y sus dotaciones asociadas. Leproporciona control sobre todos los detalles relacionados con laplanifi cación, programación y seguimiento de los espacios comunes,incluyendo la coordinación de los proveedores externoso internos de de servicios audiovisuales, catering u otros.
Las actividades e informes incluyen:
Operativos:
- Reservas y recursos únicos o periódicos
- Copia, cancelación y edición de reservas yrecursos
- Reservas autovalidadas y validadas
- Confi guraciones de espaciosLista de asistentes (externos e internos)
- Solicitudes de trabajo del proveedor de servicios
- Gestión de tareas diarias del proveedor deservicios
- Control de programación mediante cronograma visual
Informes de gestión (por día/mes):
- Número de reservas de recursos y salas
- Ocupación/Uso
- Coste por división/departamento
- Reservas canceladas/rechazadas
- Ocupación de la sala / Uso de recursos
- Utilización/Capacidad de la sala
- Repercusión de costes por división/departamento
- Y mucho más...
Beneficios
- Simplifi ca la gestión de espacios compartidos y los recursos relacionados mediante formularios web de autoservicio, para evitar la duplicación de reservas y facilitar reuniones productivas
- Mejora la productividad de la organización simplificando el proceso de invitación, programación yrecordatorio para los participantes a través de la integración con Microsoft Outlook™, Lotus Notes™y Google Calendars™
- Organiza y agiliza la disposición de reservas, el seguimiento, la coordinación de proveedores deservicios y la elaboración de informes para optimizar la utilización de recursos
Simplifique el proceso completo de reserva
ARCHIBUS Reservas proporciona una amplia gama de opcionesde autoservicio que simplifi can y aceleran la programación desalas con el tamaño correcto y las dotaciones adecuadas. Losformularios web de la aplicación ayudan a minimizar los gastosadministrativos al permitir que los socios reserven espacioscompartidos y servicios asociados con total confi anza, eliminandocasi por completo la probabilidad de espacios con doblereserva o los errores en la comunicación con los proveedores deservicios externos o internos.
- Programe, confi rme, edite o cancele las reservas sencillas o periódicascon facilidad y elimine la necesidad de realizar llamadas oenviar correos electrónicos de seguimiento
- Simplifi que el proceso de aprobación de salas utilizando la funciónde autovalidación para autorizar las reservas basadas en elperfi l del usuario o del grupo
- Utilice la función de cronograma visual del asistente de la aplicaciónpara encontrar con rapidez el espacio correcto con todaslas dotaciones necesarias, o comprobar las alternativas, en casode que no haya ninguna sala disponible que se corresponda consus criterios o plazos temporales seleccionados
- Gestione fácilmente todas las reservas pendientes mediante unúnico formulario tabulado
- Ordene, basándose en su perfil de seguridad, las dotacionespreviamente aprobadas, como catering, asistencia audiovisual orecursos de mobiliario en los plazos temporales de aprobaciónválidos utilizando el catálogo en línea
Coordine automáticamente la programación
Coordinar invitaciones a reuniones y recordatoriosde manera efectiva demuestra la profesionalidad de una organizacióny el respeto por el tiempo y la productividad de supersonal.Las reuniones en las que se solucionan problemas gracias a lapresencia puntual de los participantes correctos, promueven unalto nivel de colaboración y comunicación. Para ello, ARCHIBUSReservas ofrece una gama de funciones de integración parasimplifi car la programación y coordinación de los participantesde la reunión, así como de los proveedores de servicios externoso internos que pueden proporcionar recursos de apoyo.
- Envíe invitaciones y recordatorios automatizados por correoelectrónico a los asistentes internos y externos a través de laintegración sin fi suras de Microsoft Outlook™, Lotus Notes™y Google Calendars™
- Elimine la necesidad de un recurso o servicio de asistenciacentralizado permitiendo que cada socio utilice formularios webde autoservicio para todas las tareas de programación, confi rmacióno cancelación
- Mejore la puntualidad y efectividad en la entrega de serviciosproporcionando acceso a pantallas seguras que informen ycoordinen a los proveedores de servicios de catering, mantenimientou otras actividades de apoyo
- Localice rápidamente el lugar en el que está celebrándose unareunión visualizando los planos de planta resaltados
Optimice la utilización de recursos
La aplicación ARCHIBUS Reservas organiza y simplifica la programacióny el seguimiento de las reservas y la coordinación de losproveedores de servicio para ayudar a optimizar la utilización derecursos de su organización. Las amplias capacidades de elaboración de informes de gestión permiten un alto nivel devisibilidad de las tasas de ocupación y uso de la organización,lo cual puede ayudar a respaldar decisiones de aumentar oreasignar el espacio y los recursos de apoyo. La funcionalidadde repercusión de costes también ayuda a promover un usoprudente y disciplinado del espacio y los recursos compartidos.
- Especifi que y aplique normas de uso comunes de forma consistenteutilizando procesos de aprobación predefi nidos basados enreglas
- Ofrezca una supervisión transparente de los gastos en recursosexternos o internos permitiendo a los gerentes aprobar o rechazarsolicitudes al instante
- Reduzca el derroche de recursos utilizando funciones de repercusiónde costes para animar al personal a solicitar y utilizar sólolos recursos que están dispuestos a pagar
- Justifique el uso de espacio o recursos adicionales mediantelos informes de ocupación predefi nidos
- Genere fácilmente informes estratégicos, de control y operativosdefi nidos por el usuario con el fin de mejorar el proceso global detoma de decisiones
Hoteling
Optimice el uso del espacio, las repercusiones de costes y los traslados de una plantilla en continuomovimiento y unos equipos de trabajo dinámicos
¿Proporciona su organización espacio para socios que pasanun porcentaje signifi cativo de su horario de trabajo fuera desu lugar de trabajo o con una alta tasa de rotación, debido aque los equipos se basan en proyectos? ARCHIBUS Hotelingpermite a las organizaciones utilizar al máximo el espacio existenteal tiempo que reduce la cantidad de espacio arrendadoo propio que su organización requiere para actividades deproyectos temporales. Con Hoteling, es sencillo implementarlas repercusiones de costes para el uso de espacios compartidos,así como integrar las órdenes de traslado en apoyo a losentornos laborales dinámicos.
Las actividades e informes incluyen:
- Reserva de una o varias salas
- Cancelación de reserva/s de salas
- Reservas de salas para un intervalo de fechas
- Salas sin reservas durante un intervalo defechas
- Reservas de salas por empleado
- Reservas de salas por departamento
- Resalte de reservas de salas para un intervalode fechas
- Cálculo de repercusiones de costes
- Enlace con la planificación de traslados
- Visualización de imágenes de las salas
- Y mucho más...
Beneficios
- Optimiza el uso del espacio aprovechando las asignaciones de espacio para empleados contratadosa tiempo parcial
- Implementa las repercusiones de costes para automatizar los costes compartidos de uso del espacio
- Identifica y reserva el espacio para períodos de tiempo flexibles (días, meses o años)
- Integra actividades de traslado para gestionar de forma efi ciente el rápido crecimiento, las fusionesy las consolidaciones
Uso más eficiente del espacio
ARCHIBUS Hoteling permite a las organizacionesque sufren restricciones de espacio optimizar el uso de su espacioaprovechando las asignaciones de espacio para empleadostemporales o contratados a tiempo parcial. Estas asignaciones oprogramaciones pueden ser a demanda o basadas en necesidades cambiantes.
- Reserve una sala única para un empleado individual o unnúmero de salas para un departamento
- Emplee los parámetros de búsqueda para encontrar los espacios adecuados disponibles que se ajusten a las necesidades específicas del empleado
- Especifique qué empleados o departamentos ocuparán determinadas salas
Seguimiento de propiedad y coste basados en el tiempo
Acabe con la frustración de ver que los espacios reservados quedan sin utilizar. Las funciones de repercusión de costes fomentanla responsabilidad entre empleados y departamentos. Con Hotelingpuede programar el espacio adecuado para los empleadostemporales o a tiempo parcial y realizar las imputaciones correspondientes.Las asignaciones temporales de bienes inmueblespueden seguirse fácilmente y permiten pronosticar las necesidadesfuturas de espacio y presupuesto correctamente.
- Reserve espacios durante días, meses o años
- Programe dotaciones como escritorios, sillas y equipos informáticos para los empleados que trabajarán temporalmente en una oficina
- Calcule de manera precisa la repercusión de costes según el usodel espacio
Gestione el crecimiento y la consolidación
Hoteling es un método efectivo de distribuir personal en espaciosde forma temporal, junto con las dotaciones necesarias,durante un período de tiempo limitado. Los empleados puedendistribuirse temporalmente en el espacio disponible duranteperíodos de rápido crecimiento, fusiones o consolidaciones ytrasladarse a espacios permanentes cuando estén disponibles.Los equipos pueden trasladarse a salas asignadas durante unperíodo específico de tiempo. Esto le ofrece la flexibilidad pararealizar reubicaciones de acuerdo con los requisitos del proyecto.Durante todo el proceso, puede retenerse la información sobre la repercusión de costes de espacio.
- Planee de manera estratégica las futuras adquisiciones odesinversiones de espacios
- Garantice que los muebles, equipos y materiales estánsiempre disponibles durante las reubicaciones
- Asigne los costes basándose en el uso de equipos
Gestión de mobiliario y equipos
Supervise y controle el coste y uso de los bienes tangibles para aumentar la asunción de responsabilidadesde la organización
La gestión eficaz de los bienes tangibles como mobilario y equiposLa gestión efi caz de los bienes tangibles como mobilario y equiposresulta fundamental para mantener la salud fi nanciera deuna organización. Pero el intento de seguir el cambio de bienesy de personal, al tiempo que se está pendiente de los costespuede parecer, a menudo, agotador. La aplicación ARCHIBUSGestión de mobiliario y equipos es una solución basada enAutoCAD® que le ayuda a gestionar los activos de forma rentabley a diseñar unos entornos laborales más productivos. Estaaplicación también ayuda a minimizar los costes y maximizarla productividad de la planifi cación y ejecución de traslados,adiciones y cambios de personas o pequeños grupos. Las organizacionesque afrontan traslados de grandes grupos o procesoscomplejos de traslado, incorporación o cambio también puedenimplementar la aplicación ARCHIBUS Gestión de trasladosbasada en la web.
Las actividades e informes incluyen:
- Catálogo de estándares de mobiliario
- Catálogo de estándares de equipos
- Catálogo de estándares de espacio y mobiliarioasociado
- Informe sobre la disposición del mobilario concódigo
- Cantidades de mobilario por estándar y departamento
- Informe sobre disposición de equipos
- Inventario de equipos por estándar de equipo
- Cantidad de equipos por estándar y departamento
- Historial de ubicación de equipos
- Cantidad de elementos de inventario de mobiliarioestándar por estándar y departamento
- Orden de traslado de empleado
- Creación de órdenes de traslado desde disposicionesde prueba
- Estadísticas de rotación derivadas de las órdenesde traslado
- Y mucho más...
Beneficios
- Gestiona los bienes inmuebles y el uso de activos para fomentar la responsabilidad de laGestiona los bienes inmuebles y el uso de activos para fomentar la responsabilidad de laorganización y reducir los costes
- Reduce la necesidad de efectuar cancelaciones por medio del seguimiento de la ubicación y ladepreciación de los activos
- Facilita las disposiciones de prueba para analizar las diferentes opciones de traslado antes dellevarlas a cabo• Ejecuta traslados, adiciones y cambios sencillos para minimizar las molestias y mantener la productividad.
- Analiza el impacto fi nanciero de los inventarios de mobilario y equipos
Gestione el uso e inventario de activos
Conocer cómo se utilizan en un momento dado los muebles yequipos le permite asignar mejor los recursos y gestionar demanera proactiva la rotación de activos. Pero la recopilación deinformación del inventario de activos puede ser una actividadtediosa que lleve mucho tiempo.Agilice el proceso con los formularios de auditoría y las funcionesde códigos de barras incorporados. Compare rápidamente laubicación real de los activos con la ubicación actual que apareceen su repositorio de datos ARCHIBUS y corrija las diferencias.Actualice la base de datos con los últimos informes de campo ymantenga un recuento y una evaluación precisos del inventario.
- Asigne el uso y los valores del equipo y los muebles a los centrosde coste adecuados
- Realice un seguimiento individual del inventario y la evaluaciónde activos, de conjuntos de activos relacionados o ambos, y comparta esta información con su libro mayor u otros sistemas financieros
- Acceda de forma inmediata a la información de garantía o serviciotécnico de los equipos dañados para facilitar la reparación oportuna y ampliar los ciclos de vida de los activos
Redistribución frente a cancelación
Cree fácilmente presupuestos para proyectos individuales,centros de coste o toda la organización. También puede tomarmejores decisiones sobre gastos y realizar un seguimiento continuode la depreciación y el valor de los activos para ayudarlea decidir si reparar, reemplazar o redistribuir su equipo. Evalúefácilmente las alternativas de "compra frente a arrendamiento"para determinar la opción de coste más rentable para susnecesidades.
- Cumpla con los requisitos específicos de creación de informesde su organización seleccionando entre múltiples métodos dedepreciación
- Evalúe su cartera global de activos físicos para optimizar lacobertura del seguro• Almacene la información sobre garantía de equipos de granvalor para controlar el mantenimiento y los costes de reparación
- Gestione el proceso de renovación de los contratos de arrendamientode equipos para evitar fallos y penalizaciones
- Realice ajustes para los activos compartidos y reasignelos activos excedentes
Visualice las disposiciones eficientes
Al modifi car la disposición de los planos de AutoCAD® puedecomparar los requisitos de traslado para varias disposiciones conel fin de determinar la opción más efi caz. Puesto que su informaciónsobre mobilario y equipos está relacionada con sus dibujos,las nuevas disposiciones se actualizan al instante en la base dedatos para reflejar los planos con precisión.
- Vincule los dibujos de AutoCAD con la información de activos
- Genere y compare los informes de prueba con disposiciones demuestra
- Determine si los recursos existentes admiten diferentes disposiciones vinculando los dibujos con la información de otrasinstalaciones e infraestructura
Simplifique los traslados, adiciones y cambios
Ejecute de forma eficiente planes de reubicación sencillos produciendomínimas molestias y ayudando a consolidar costosos traslados específicos. Cree órdenes de traslado con instruccionesdetalladas generadas a partir de disposiciones de prueba paradistribuir y trasladar al personal.
- Genere con una sola actividad órdenes de traslado para personaso pequeños grupos en un departamento u organice traslados decualquier magnitud gracias a la aplicación ARCHIBUS Gestión detraslados basada en la web
- Represente las ubicaciones actuales y anteriores de los traslados endibujos AutoCAD
- Identifi que y controle los departamentos que solicitan lamayoría de los traslados y reorganizaciones
Desarrollo de estrategias y planes
Puede determinar los presupuestos para mobilario y equiposutilizando los informes de depreciación y rotación para evaluarprimero los activos que necesita sustituir. A continuación,determine los activos nuevos que necesitará según la tasa decrecimiento media de la organización. Utilice los datos sobrecostes de adquisición de las tablas de estándares de mobiliarioy para determinar el coste de sustitución y adquisición de loselementos necesarios para su inventario.
- Utilice el informe de "arrendamientos a punto de vencer" paragenerar una lista de mobilario o equipos cuyo arrendamiento vaa vencer, de modo que pueda tomar decisiones informadas sobrela renovación
- Mejore la agilidad y la precisión del proceso de recopilación dedatos sobre mobilario y equipos asociando un sistema de códigode barras a la aplicación
Gestión de telecomunicaciones y cableado
Gestione todos los detalles de su infraestructura de red para facilitar la planifi cación y mejorarla gestión de activos y el servicio al cliente
Con el vertiginoso ritmo de cambio y adopción tecnológicos,Con el vertiginoso ritmo de cambio y adopción tecnológicos,es de crítica importancia que las actualizaciones de su redse refl ejen de forma precisa para facilitar así la planifi cacióny mejorar el control del inventario y el mantenimiento de laactividad de la red. Gracias a la aplicación ARCHIBUS Gestiónde telecomunicaciones y cableado puede gestionar la informaciónde capacidad del sistema de la red, la ubicación de lasconexiones de sistema, los historiales de mantenimiento, lasactualizaciones y muchas más opciones. Esta solución globalindispensable simplifi ca la detección y resolución de problemas,elimina las interrupciones en la comunicación duranteel proceso de traslado, adición o cambio y posibilita por elloun mayor control de su red, en lugar de permitir que ésta lecontrole.
Las actividades e informes incluyen:
- Consola de activos de telecomunicaciones
- Equipos de área de trabajo por sala
- Equipos y periféricos de datos
- Conectores por sala
- Dispositivos y puertos de red
- Software por estándar
- Revisar conectores con extensiones múltiples
- Listado de perfil de telecomunicaciones deempleados
- Revisar equipos atendidos por dispositivo de red
- Empleados por segmento de red
- Rosetas y conectores
- Creación de solicitudes de trabajo de telecomunicaciones
- Trazado rápido
- Inspección física de todas las áreas de telecomunicaciones
- Y mucho más...
Beneficios
- Reduce el proceso de planificación mediante el mantenimiento de una red física bien documentada y simplifica las tareas de localización y resolución de problemas
- Amplía los ciclos de vida de los activos de datos y telecomunicaciones facilitando la reasignación de los elementos excedentes
- Coordina la información y los recursos entre los departamentos responsables para garantizar que los empleados consigan un acceso rápido a la red
- Gestiona el inventario de telecomunicaciones desde la web o la intranet para mejorar la efi cienciade la organización
Prevea el crecimiento de la red
La documentación precisa de su estado físico actual permite elcrecimiento planifi cado de su red de datos y telecomunicaciones.Puede empezar desarrollando un inventario dinámico deinmediato. Reduzca considerablemente el trabajo de documentaciónregistrando múltiples conexiones en una única acción.También puede registrar fácilmente rutas de comunicaciónde voz y datos. Realice un seguimiento de los sistemas lógicospara mejorar el proceso de solución de problemas de equipos yconexiones, reduciendo los plazos de resolución y mejorando elservicio de atención al cliente en general.
- Registre múltiples conexiones en un único registro, basándoseen estándares de cableado, entre ellos los sistemas de cableadohorizontal
- Añada un resumen o un informe detallado cuando se instalen losnuevos sistemas
- Documente los valores de nivel jerárquico de telecomunicacionesbasándose en las normas de EIA (Asociación de IndustriasEléctricas)
- Resuelva de manera efi ciente las órdenes de trabajo para losdispositivos en red
Amplíe los ciclos de vida del equipo
Estar a la última en tecnología signifi ca que incluso los dispositivosde datos y telecomunicaciones adquiridos recientementepueden quedar rápidamente obsoletos. Al realizar un seguimientode todos sus activos hardware y software, conocerá alinstante lo que posee actualmente su organización, quién utilizaqué y con qué propósitos. Cuando su organización actualiza losequipos, los dispositivos excedentes pueden reorganizarse fácile inmediatamente en otra zona de la organización que puedabenefi ciarse de la tecnología.
- Realice un seguimiento preciso del hardware y software en suorganización
- Gestione los costes reasignando los equipos excedentes
- Garantice el cumplimiento de las normas internas o disposicionesde licencia
Coordinación entre departamentos
Coordine los esfuerzos entre los diferentes departamentos responsables,como Informática, Gestión de Instalaciones y RecursosHumanos, para garantizar que los empleados nuevos y reubicadosconsigan acceso a la red de manera oportuna. Una vez que lamayoría de los elementos, como equipos de área de trabajo, se hanintroducido en el sistema, puede utilizar las funciones de serviciode asistencia y órdenes de traslado de la aplicación. Por ejemplo:el departamento de Instalaciones puede comunicar sus planesde traslados, cambios e incorporaciones de personal y equipos aldepartamento de Informática, el cual puede identifi car y asignarconectores abiertos y conexiones para terminales. Las solicitudesde trabajo para cada conexión nueva pueden cargarse automáticamenteal centro de coste adecuado.
- Genere listas completas con la información de telecomunicacionesde cada empleado, incluyendo dirección de correo electrónico,número de teléfono, número de fax y nombre de usuario de red
- Realice el seguimiento de los números de teléfono por nombre de empleado, número de sala o código de conector
- Combine la información de uso de datos y telecomunicacionesde cada empleado
- Utilice dispositivos móviles para introducir de forma remotadetalles del inventario y su estado
- Garantice el cumplimiento de la normativa HIPAA asegurando lared por sala o por conexión para garantizar la confidencialidad de los pacientes
Gestión de datos de telecomunicaciones a través de la web
Su personal informático puede documentar el inventario de telecomunicacionesutilizando el entorno de Windows y los dibujosCAD. Dependiendo del nivel de detalle requerido por su organización,puede documentar sólo elementos o incluir los datos deconexión de modo que pueda seguirse la ruta de comunicacióncompleta. Una vez desarrollados estos datos, los usuarios conacceso autorizado pueden buscar información sobre telecomunicacionesen la web.
- Apoya a los recursos informáticos en la resolución de problemas,la instalación de sistemas y la actualización de redes
- Busque los datos de telecomunicaciones por elemento, empleado,ubicación, nivel de área de telecomunicaciones o tipo deservicio de telecomunicaciones en la web
Complete la imagen
Utilice la aplicación de Gestión de telecomunicaciones y cableadojunto con otras aplicaciones de ARCHIBUS para mejorar susfunciones.
- Cree órdenes de traslado utilizando las aplicaciones de Gestiónde mobiliario y equipos o Gestión de traslados para coordinar lasreubicaciones con el equipo de telecomunicaciones
- Cree órdenes de trabajo de mantenimiento de edifi cios con laaplicación de Gestión de mantenimiento de edificios paraadaptarlos a los requisitos de telecomunicaciones
- Realice el seguimiento gráfi co de la información de los circuitosen dibujos de CAD utilizando el Editor DWG de ARCHIBUS oARCHIBUS Overlay para AutoCAD® y Revit®
Centro de soporte
Ofrezca un portal centralizado de autoservicio para las solicitudes habituales de servicio para favorecerla eficiencia organizativa y reducir los costes administrativos
¿Sufre su organización de errores frecuentes y pérdida de prioridadesporque no están manejándose bien las solicitudes deservicio? Elimine la necesidad de dedicar personal a la gestiónde las solicitudes de servicio y ofrezca un portal centralizado deautoservicio para las solicitudes de servicio habituales.ARCHIBUS Centro de soporte es una aplicación basada en la webque ofrece procesos sencillos de autoservicio para las tareas deservicio solicitadas con frecuencia, como traslados, incorporacioneso cambios, reservas de salas o gestión de proyectos, entremuchas otras. Centro de soporte automatiza el ciclo de solicitudde servicios por medio de designaciones de acuerdos de nivel deservicio (SLA) que autorizan, priorizan, dirigen y completan lassolicitudes. Aumente la efi ciencia, reduzca los costes y mejore lasatisfacción de los clientes con ARCHIBUS Centro de soporte.
Las actividades e informes incluyen:
- Solicitudes de servicio abiertas por tipo y estadode solicitud
- Actualización o cierre de solicitudes u órdenesde servicio
- Coste de las solicitudes de servicio
- Comparación entre coste y presupuesto de lassolicitudes de servicios
- Rendimiento del proveedor de servicios
- Rendimiento del tipo de solicitud de servicio
- Control completo del ciclo de solicitud deservicios
- Solicitudes de servicio archivadas
- Costes de las solicitudes de servicio archivadas
- Controles de los acuerdos de nivel de servicio(SLA)
- Flujos de trabajo y enrutado flexibles
- Escalada y notificaciones automáticas
- Resultados de encuesta de satisfacción
- Y mucho más...
Beneficios
- Agiliza las solicitudes para todos los servicios por medio de formularios sencillos, flujos de trabajo inteligentes y notificación automatizada de los cambios de estado
- Reduce los costes generales administrativos y operativos al habilitar un entorno de autoservicio
- Aumenta la eficiencia mediante la aplicación obligatoria de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para controlar los accesos a los recursos y las normas
- Mejora la medida y el análisis del rendimiento y aumenta la satisfacción de los clientes
Agilice el ciclo de solicitud de servicios
Como portal basado en la web, ARCHIBUS Centro de soporte ofrece a los usuarios autorizados acceso a servicios centralizadosy rendimiento garantizado que hace posible la utilización de SLAbasados en normas. Una pantalla de solicitudes dinámica ofreceal solicitante sólo los formularios o campos relevantes para untipo de solicitud dado. Basándose en la persona que solicita elservicio, la ubicación del trabajo y el tipo de servicio que se necesita,Centro de soporte selecciona la ruta o el procesamientoadecuados de la solicitud.
- Ofrezca disponibilidad ininterrumpida de un centro de soporteque puede enviar de manera automática solicitudes urgentes alproveedor de servicios adecuado sin necesidad de intervenciónmanual
- Identifi que cuándo está disponible un servicio, el plazo de respuestaprevisto y el plazo hasta la finalización de la tarea
- Ofrezca un valor excepcional a las organizaciones con catálogosde servicios extensos y una amplia base de empleados normalizandolos servicios disponibles y aplicando las normaspredeterminadas
- Demuestre profesionalidad en sus operaciones desplegando unasolución fácil de usar pero robusta
Reduzca los gastos generales y administrativos
El uso de formularios de autoservicio basados en la web entoda la empresa reduce en gran medida la carga de trabajo y losrecursos necesarios para disfrutar de una función de centro desoporte para programación, envío y seguimiento. Además, eldespliegue de ARCHIBUS Centro de soporte libera a los directoresde operaciones de las tareas administrativas diarias y lespermite dedicar más tiempo a mejorar el suministro general deservicios con un coste menor. La automatización de los procesosde fl ujo de trabajo mejora la provisión de servicios al tiempo quemantiene bajos los costes.
- Ofrezca servicios normalizados para reducir los costes de operación,reduzca las adquisiciones de servicio ad-hoc y aumente latransparencia general de la provisión de servicios
- Agilice las comunicaciones de las solicitudes de los usuariosmediante repuesta automatizada desde una página de estadoo mediante notifi caciones por correo electrónico de los cambiosde estado predefi nidos de las solicitudes
- Automatice el escalado para eliminar los costosos retrasos causadospor la falta de respuesta a las solicitudes
- Establezca parámetros de fl ujo de trabajo para cambiar laprioridad de las solicitudes y pasarlas a la parte superior de lalista a medida que se completan otras
Los SLA contribuyen al control de la gestión
- Ofrezca selección de SLA inteligente que asigne las solicitudesbasándose en tipo de necesidad, nivel de autorización, experienciay recursos necesarios para satisfacerlas
- Cree enrutamiento automático que envíe las solicitudes paraobtener las aprobaciones necesarias y, basándose en el SLA,acelere las solicitudes urgentes remitiéndolas a equipos detrabajo internos o externos a pocos segundos de su presentación
- Transforme una solicitud de servicio en una solicitud de trabajo para asuntos de mantenimiento por medio de la integraciónsin fisuras de la aplicación ARCHIBUS Trabajo en demanda utilizando los mismos SLA para garantizar que se alcanzan losobjetivos e informar sobre el estado de las órdenes de trabajo
Mejore la medición y el rendimiento
Centro de soporte mide los plazos de respuesta y fi nalizacióny los compara con los requisitos de los SLA. Esto contribuye adetectar los problemas de rendimiento y justifi ca la asignacióncorrecta de los recursos necesarios. Al mismo tiempo, esta aplicaciónproporciona herramientas analíticas y otras capacidadesde forma que los directivos puedan:
- Analizar las solicitudes de servicio por división, departamento oedifi cio para determinar la evolución en el gasto de recursos y lasposibles áreas problemáticas
- Usar informes resumen que ofrezcan información sobre laspautas de gasto para mejorar la supervisión de los recursos yayudar en el proceso de presupuestación
- Informar sobre las mediciones para evaluar con facilidad elcumplimiento de las normas o puntos de referencia internos
- Aumentar la satisfacción de los clientes mediante una funciónde servicio ejecutada con efi ciencia que permite a los solicitantesservirse a sí mismos al tiempo que se respetan sus restriccionestemporales
Trabajo en demanda
Programe, envíe, gestione e informe de las tareas de mantenimiento de forma efi ciente utilizando lascapacidades de autoservicio para reducir los costes de operación y aumentar la satisfacción del cliente
La gestión eficiente de las tareas de mantenimiento resulta vitalpara mantener el buen funcionamiento de la infraestructura y lasinstalaciones de su organización. Manténgase en el buen caminocon ARCHIBUS Trabajo en demanda, una aplicación basada enla web que automatiza todos los pasos del proceso de mantenimientosegún demanda, desde la solicitud y la aprobación,pasando por la programación y la emisión de órdenes de trabajo,hasta la fi nalización y la opinión sobre resultados. La funciónde autoservicio de la aplicación Trabajo en demanda contribuyea obtener unos costes de operación más bajos al forzar elcontrol de los procesos y mantener la información actualizada,accesible y con posibilidad de actuar sobre ella. Este repositoriocentralizado permite mejorar la previsión y presupuestación paraoptimizar la efi cacia de las operaciones. Aumente los niveles desatisfacción del cliente dando poder a los solicitantes y comunicándosecon ellos en cada etapa del proceso utilizando ARCHIBUS Trabajo en demanda.
Las actividades e informes incluyen:
- Solicitudes de trabajo abiertas por tipo y estadodel problema
- Elaboración de informes sobre la carga de trabajo con estimación de horas
- Solicitudes de trabajo abiertas
- Coste de las solicitudes de trabajo
- Comparación entre coste y presupuesto de las solicitudes de trabajo
- Solicitudes de trabajo archivadas
- Coste de las solicitudes de trabajo archivadas
- Flujos y enrutado de trabajo flexibles
- Programación de operarios y herramientas
- Rendimiento del equipo de trabajo
- Escalados y notifi
- caciones automáticos
- Estimación de costes: oficios, herramientas,piezas de repuesto, etc.
- Resultados de la encuesta de satisfacción
- Escalado de las solicitudes de trabajo
- Controles de los acuerdos de nivel de servicio(SLA)
- Y mucho más...
Beneficios
- Simplifica los procesos de solicitud, envío y opinión de las tareas de mantenimiento para mejorar laprovisión de servicios
- Reduce los costes de funcionamiento por medio de fl ujos de trabajo automatizados y comunicaciónmás fluida
- Ofrece un enlace sin fisuras con los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) para forzar la aplicación delas normas y aumentar la efi ciencia
- Posibilita la mejora de las previsiones de mantenimiento y la presupuestación de capital
Simplifique el proceso de mantenimiento
Como parte de una plataforma basada en la web fácil de desplegar,la aplicación Trabajo en demanda ofrece un entorno intuitivode autoservicio para las solicitudes de trabajo, que puedeextenderse con facilidad a toda su organización. El desplieguede Trabajo en demanda libera a los directores de operacionesde las tareas administrativas diarias y les permite dedicar mástiempo a mejorar la provisión general de servicios con un costemenor.
- Permita la provisión normalizada de mantenimiento parareducir los costes, reducir los procesos ad-hoc y aumentar latransparencia general del suministro de servicios
- Identifique cuándo está disponible un recurso, el plazo derespuesta previsto y el plazo hasta la finalización de la tarea
- Apruebe o rechace acciones para mantener el control sobrelas solicitudes de trabajo utilizando un flujo de trabajo basadoen normas
- Agrupe las solicitudes de trabajo en órdenes de trabajo segúnprioridad, ubicación u ofi cio, para obtener una entrega yejecución más eficiente de las tareas
- Ofrezca a los solicitantes del trabajo una respuesta automatizadamediante correo electrónico en cada cambio de estado
Reduzca los costes de funcionamiento
Trabajo en demanda gestiona de forma rentable el flujo de solicitudes y órdenes de trabajo a equipos de trabajo internosy externos, además de reducir el coste de la elaboración de informes mediante la captura efi ciente de datos y su reutilización,en comparación con los procesos basados en papel, quenecesitan la utilización de muchos recursos. Además, Trabajo endemanda ofrece una función Planning Board™ para ayudar a lossupervisores a planifi car de forma sencilla y efectiva el trabajo yel programa de los operarios mediante la integración de las normaspredefi nidas, como las ventanas de servicio y las vacacioneso descansos, al asignar las tareas de trabajo. Los supervisorespueden priorizar con efi cacia, garantizando que las tareas deimportancia crítica se realizan de forma oportuna.
- Simplifique el proceso de mantenimiento organizando a los operariosen equipos de trabajo, proporcionando pasos específi cospara la estimación de coste y asignando el trabajo de formaefi ciente con la ayuda de la función Planning Board
- Garantice que el operario o proveedor de servicio adecuado recibea tiempo las solicitudes de mantenimiento correctas paraque puedan realizar las acciones necesarias de inmediato• Automatice el escalado para eliminar los costosos retrasos causadospor la falta de respuesta a las solicitudes
- Establezca parámetros de fl ujo de trabajo para cambiar laprioridad de las solicitudes y pasarlas a la parte superior de lalista a medida que se completan otras
- Reduzca los costes de respuesta a las consultas utilizandoactualizaciones dinámicas a una página de estado centralizadao mediante notifi caciones automáticas mediante correo electrónicoen los cambios de estado predefinidos
Haga cumplir las normas con SLA
La integración de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y la seguridad basada en funciones garantiza que los clientes obtengan el nivel de servicio definido por los parámetros SLA. El despliegue de ARCHIBUS Trabajo en demanda:
- Permitirá que las solicitudes de trabajo aprovechen los SLA que definen las obligaciones de los equipos de trabajo, las ventanasde servicio y las medidas de rendimiento
- Medirá los plazos de respuesta y finalización para detectar losproblemas de rendimiento y ofrecer información oportuna parala mejora continua de los procesos
- Ofrecerá una selección de SLA inteligente que asigne las solicitudesbasándose en tipo de necesidad, nivel de autorización,experiencia y recursos necesarios para satisfacerlas
- Creará enrutamiento automático que enviará las solicitudespara obtener las aprobaciones necesarias y, basándose en el SLA,remitirá las solicitudes urgentes a equipos de trabajo internos oexternos a pocos segundos de su presentación
Mejore el proceso de planificación
Al capturar de forma centralizada los datos sobre costes demantenimiento por división, departamento, edifi cio, equipo otipo de problema, entre otros, la aplicación ARCHIBUS Trabajo endemanda ayuda a los directivos a planifi car de forma efectiva lospresupuestos y optimizar los niveles de servicio. Otros ejemplosde uso práctico:
- Ayude en la planifi cación de la inversión al elaborar informessobre uso de equipos, piezas e información sobre servicio técnico
- Use informes resumidos para obtener la supervisión adecuada dediferentes categorías de gasto
- Realice el seguimiento y elabore informes sobre inventarios depiezas, datos de mantenimiento de equipos y solicitudes detrabajo de todo tipo
- Cree informes para contribuir a la asignación de recursos,justifi car el personal o la compra de equipo de inversión adicionaly prever los presupuestos de mantenimiento futuros
- Recoja e informe sobre los datos de medición exigidos por losmandatos normativos de terceras partes de forma más efi cienteque los procesos basados en papel
Gestión de mantenimiento del edificio
Controle y gestione el mantenimiento preventivo y correctivo para mejorar el equilibrio de la carga detrabajo y reducir los costes operativos
Independientemente de si su organización mantiene susIndependientemente de si su organización mantiene suspropias instalaciones e infraestructura o utiliza recursosexternos, tendrá que afrontar el desafío del aumento de lascargas de trabajo y los retrasos combinados con la presiónhacia la reducción de costes. La aplicación de ARCHIBUS Gestión de mantenimiento del edifi cio le permite gestionarde manera rentable el mantenimiento preventivo o acorrectivo, mejorar el rendimiento de los proveedores deservicios externos e internos y simplifi car las previsiones y lapresupuestación. La aplicación Gestión de mantenimientode edifi cios pone todas estas funciones, y muchas más, a sualcance para que disponga de mayor control sobre la cargade trabajo, en lugar de permitir que ésta le controle.
Las actividades e informes incluyen:
- Revisión del estado de las solicitudes de trabajo
- Resalte de las salas con solicitudes de trabajoactivas
- Creación y actualización de las solicitudes detrabajo
- Revisión de los niveles de carga de trabajo delas áreas
- Rendimiento y disponibilidad de los técnicos
- Revisión del historial de mantenimiento del equipo
- Programa del trabajo de mantenimiento preventivode 12 meses
- Programas de mantenimiento preventivo porequipo
- Procedimientos y pasos del mantenimientopreventivo
- Análisis de sustitución y fallos de los equipo
- Repuestos con stock bajo
- Uso de requestos por equipo
- Solicitudes de trabajo cerradas por edificio
- Costes reales frente a presupuestados porcuenta
- Solicitudes de trabajo pendientes
- Y mucho más...
Beneficios
- Mejora el rendimiento de los proveedores de servicios internos y externos dando prioridad a lastareas y evitando las acumulaciones de trabajo pendiente
- Permite la evaluación de las solicitudes de órdenes de trabajo para optimizar los recursos humanosy los materiales, y minimizar los costes operativos
- Simplifica los procesos de previsión y presupuestación de los trabajos mediante el acceso fácil a losdatos históricos
- Controla los programas de mantenimiento preventivo para validar los gastos y cumplir conla normativa interna o vigente
- Aumenta el nivel de satisfacción del cliente mediante procesos basados en la web
Gestión eficiente del volumen de trabajo
Los informes de estado le permiten realizar el seguimiento completode múltiples órdenes de trabajo. Sólo tiene que seleccionarpara aprobar o rechazar las solicitudes de trabajo, cambiarel estado y dar prioridad a las cargas de trabajo. También puedegestionar la acumulación de solicitudes de mantenimientoincompletas, volver a colocarlas en espera para su realización ycoordinar las programaciones de mantenimiento preventivocon el correctivo.
- Compruebe el trabajo que está realizándose actualmente, elmantenimiento programado para una fecha concreta y lasórdenes incompletas que requieren reprogramación
- Elimine automáticamente de su inventario los repuestosconsumidos e identifi que los reservados
- Asigne los recursos disponibles consultando un inventariode requestos actualizado
- Identifi que las carencias de mantenimiento o de equipo,clasifi cando el trabajo por problema, causa, equipo o ubicación
Optimización de recursos para minimizar los costes
Prolongue los ciclos de vida de su equipo aplicando los procedimientosy sistemas de mantenimiento preventivo. Medianteel control de las reparaciones acumuladas y los costes demantenimiento, podrá determinar si es más rentable reparar oreemplazar los equipos usados. Genere informes actualizadosde comparación de costes y presupuesto de las actividades demantenimiento preventivo para adelantarse a los problemas depresupuesto.
- Programe y controle los procedimientos de mantenimientopreventivo regulares
- Elimine los costes por duplicación de esfuerzos, como el envíoinnecesario de dos técnicos para realizar el mismo trabajo
- Calcule el rendimiento del equipo y de los técnicos paramejorar el servicio al cliente y controlar los costes
Previsiones y presupuestos con confianza
Mantener un historial de mantenimiento accesible facilita laprevisión de los costes operativos futuros y la presupuestaciónde las inversiones. Revise y resuma los historiales de trabajo,analice el uso de los recursos humanos y genere informes sobregastos y costes. Determine el origen y la frecuencia de los fallos yparadas de los equipos y documéntelos para poder centrarse enlas medidas preventivas.
- Analice el valor y el rendimiento de su equipo
- Revise el uso de los recursos humanos y las tendencias
- Documente las estadísticas sobre las causas comunes de lasaverías de los equipos y el tiempo medio entre los fallos
- Genere informes sobre gastos y costes por edificio, departamentoo centro de coste para que sirvan como futuras referencias
Cumplimiento de la normativa vigente
Reduzca el riesgo de duras sanciones y accidentes de los empleados. Un sistema fl exible de recopilación de datos ayudaal cumplimiento de la normativa vigente de las diferentesadministraciones y entidades ofi ciales. También puede registrarlos requisitos de mantenimiento de seguridad y establecer losprocedimientos de mantenimiento preventivo quedocumenten los pasos necesarios para el cumplimiento.
- Recopile los datos relativos al cumplimiento de las normativas deseguridad e higiene (como EPA y OSHA)
- Controle el bloqueo y etiquetado de los equipos
- Documente el historial de rendimiento del equipo
Respuesta rápida al trabajo bajo demanda
Responda rápidamente al trabajo bajo demanda medianteprocesos rentables basados en la web. Proporcione a losoperarios un fácil acceso a la información utilizando ARCHIBUSWeb Central. Permita a los proveedores de servicios internos oexternos acceder, actualizar y cerrar órdenes de trabajo. Además,vincule la aplicación de Gestión del mantenimiento de edifi cioscon otras aplicaciones de ARCHIBUS como Centro de soporte,Evaluación del estado físico, Evaluación del impacto ambiental,Asistente para mantenimiento (Work Wizard) y Gestión de proyectospara crear un sistema de gestión de activos de la empresacompletamente integrado.
- Permita a los técnicos registrar su trabajo a través dedispositivos móviles
- Posibilite la programación inmediata del trabajo durantelos recorridos de Evaluación del estado físico• Asigne partidas presupuestarias para mejorar la sostenibilidadde las instalaciones e infraestructura
- Comparta los datos con el Asistente para mantenimiento paraprogramar el mantenimiento preventivo, nivelar las cargas detrabajo e identificar los posibles confl ictos en el calendario
- Inicie las solicitudes de trabajo vinculadas a los proyectos paragarantizar el cumplimiento de los puntos de referencia
Asistente para mantenimiento
Agilice el procesamiento de órdenes de trabajo y el servicio de asistencia técnica para mejorar suefi ciencia y la satisfacción del cliente
La naturaleza cambiante del trabajo bajo demanda o de la actividaddel centro de asistencia técnica hace que las organizaciones tengandifi cultades a la hora de predecir el volumen de las solicitudesde trabajo o de planifi car sus necesidades con antelación.Cualquier herramienta que pueda ayudar a gestionar mejor elproceso mejorará la productividad del centro de asistencia técnicay el servicio al cliente. La aplicación ARCHIBUS Asistente paramantenimiento puede ampliar con éxito la responsabilidad delproceso de gestión de solicitudes de trabajo a cualquier miembrode la organización. De esta forma se simplifi ca el procesode órdenes de trabajo y se hace compatible con las prácticasempresariales existentes. Reduzca el tiempo de procesamientopara aumentar el nivel de satisfacción del cliente y reducir loscostes derivados, todo ello con unas necesidades de formaciónmínimas.
Los ejemplos e informes de uso incluyen:
Ejemplos de uso
- Gestión de órdenes de trabajo
- Operaciones de asistencia técnica
- Funciones de centro de llamadas
- Seguimiento de material y recursos humanos
- Actividades de programación y pronóstico
- Informes de Evaluación del estado físico
Informes
- Solicitudes de trabajo por orden de trabajo
- Resumen de solicitudes de trabajo
- Estadísticas de resumen de solicitudes detrabajo
- Solicitudes de trabajo: asignaciones de técnicos
- Solicitudes de trabajo: asignaciones de requestos
- Resumen de todas las órdenes de trabajo
- Estadísticas de inspección de solicitudes de trabajo
- Y mucho más...
Beneficios
- Simplifica el proceso de órdenes de trabajo para reducir los costes administrativos y mejorar lasatisfacción del cliente
- Reduce el tiempo de procesamiento mostrando la información de importancia crítica y filtrando losdatos que resultan irrelevantes
- Actualiza las órdenes de trabajo de manera instantánea para proporcionar informes de estadoactualizados
- Se implanta de forma rápida y fácil, y exige una formación mínima al mismo tiempo que mantienelas prácticas empresariales existentes
Mantenga satisfechos a los clientes y reduzca los costes
El Asistente para mantenimiento le ayuda a completar todo tipode solicitudes de trabajo de manera rápida, económica y precisala primera vez, incrementando la satisfacción del cliente. Laaplicación puede implantarse con rapidez y exige una formaciónpara el personal mínima. Puede emitir una solicitud directamentepara una resolución rápida del problema. Controle el inventarioy los gastos mediante el registro de los costes, requestos yrecursos humanos que realmente se necesitan para resolver unasolicitud de trabajo. El Asistente para mantenimiento mantieneun historial continuo del mantenimiento de edifi cios y equipos,lo cual le permite estimar y planifi car mejor los futuros trabajos.El Asistente para mantenimiento también puede registrar losniveles de satisfacción del cliente después de la finalización deun trabajo y proporcionar comentarios útiles sobre los trabajosrealizados.
- Emita de inmediato solicitudes en caso de situaciones deemergencia
- Registre los costes, piezas y recursos humanos reales asociadoscon un trabajo específico
- Mida la efectividad del proceso con las encuestas de satisfacciónde los clientes
Tome el control de las operaciones
Controle la gestión de las órdenes de trabajo por medio delseguimiento del estado de cada una. El Asistente para mantenimientoguía a los usuarios a través de todo el proceso ygarantiza que no se omita ningún paso ni se cambie el orden dela secuencia. Consulte de un vistazo su carga de trabajo y realiceasignaciones de trabajo de forma más efi ciente, basándose enla prioridad o en los recursos disponibles. Las solicitudes nuevaspueden marcarse a medida que se reciben, lo cual le ayuda aplanifi car mejor el volumen de órdenes de trabajo y mantener elcontrol de su proceso.
- Visualice la carga de trabajo por ubicación, área de trabajo,prioridad, técnico, fecha programada, entre otras opciones, para asignar y enviar con rapidez al personal en primer lugar lastareas más importantes a realizar
- Identifi que las nuevas solicitudes de trabajo gracias a las funcionesde autonotificación y codificación en color
- Acceda fácilmente en el sistema a los detalles de cada solicitud y de cada orden de trabajo para evitar los confl ictos de programacióno las visitas innecesarias al sitio
- Permita a los técnicos actualizar los estados de las órdenes detrabajo con dispositivos móviles in situ
Mantenga sus propias prácticas
El Asistente para mantenimiento se adapta a sus procesos detrabajo actuales y le permite gestionar cada fase del trabajo deacuerdo con sus propias prácticas empresariales, sin costososgastos de personalización. Decida los pasos que desea incluir;es fácil cambiar las preferencias a medida que cambian sus procesos.Simplifique su proceso de fl ujo de trabajo con funcionesque permiten el rápido acceso a la información y la introducciónautomática de datos desde múltiples ubicaciones.
- La arquitectura abierta del Asistente para mantenimientopermite una fácil personalización de forma inmediata
- Personalice su flujo de órdenes de trabajo para reflejar su procesoy evitar las costosas actualizaciones formativas
- Aplique sus normas y procesos de trabajo con comprobaciones de validación y control de procesos
- Reduzca la entrada manual y mantenga la integridad de los datos con las funciones de autoagregación y autorrelleno
Rápida implantación para completar la imagen
El Asistente para mantenimiento es fácil de implantar y necesitauna mínima formación o actualización, lo que permite generarrápidamente resultados positivos. Utilice el asistente junto conotras aplicaciones de ARCHIBUS para mejorar todavía más susfunciones. El Asistente para mantenimiento y los datos quegenera son 100% compatibles con otras aplicaciones de ARCHIBUS. La información que se introduce en una aplicaciónpuede aprovecharse de inmediato en otras. Por ejemplo: la aplicación de Gestión de mantenimiento deledifi cio amplía las funciones del Asistente para mantenimiento y permite realizar un seguimiento y programar el mantenimientopreventivo, nivelar las cargas de trabajo e identificar los confl ictosde programación. Además, también puede utilizar el Asistentepara mantenimiento con las aplicaciones de Evaluación del estadofísico y Evaluación del impacto medioambiental para generarsolicitudes de trabajo para las deficiencias halladas durante elproceso de evaluación.
- ARCHIBUS Web Central® amplía las funciones de solicitud detrabajo al resto de la organización
- Los socios no tienen más que enviar sus solicitudes a través dela web y pueden realizar el seguimiento del estado de las solicitudes
- Cree solicitudes de mantenimiento preventivo en la aplicación ARCHIBUS Gestión de mantenimiento del edifi cio para que aparezcan directamente en el Asistente para mantenimiento
Gestión de emergencias
Garantice la continuidad de las operaciones y una pronta recuperación en caso de desastre
Cada año, los desastres naturales o provocados por el hombrecausan enormes pérdidas fi nancieras y descalabros económicospara las organizaciones. La aplicación ARCHIBUS Gestión deemergencias le permite prepararse para posibles situacionescatastrófi cas, responder de forma efi caz y recuperarse rápidamenteen caso de que ocurra un desastre real. De esta formase proporciona un acceso rápido a la información crítica de lasinstalaciones, infraestructura y ocupantes para garantizar que sesiguen los procedimientos de seguridad, que se protegen lasinstalaciones y que se minimiza la interrupción de las operacionesnormales. La aplicación ARCHIBUS Gestión de emergenciaspuede ser su herramienta principal para el mantenimiento yel suministro de información precisa para aquellos que más lanecesitan en caso de un desastre.
Las actividades e informes incluyen:
- Planos de evacuación
- Planos de materiales peligrosos
- Boletín de recomendaciones para empleados
- Contactos de emergencia por empleado
- Contactos jerarquizados de los equipos de recuperación en emergencias
- Actualización del estado del sistema
- Actualización del estado de los espacios
- Actualización del estado de los equipos
- Estado de los empleados por edificio
- Resumen de estado
- Dependencias del sistema
- Cumplimiento de la normativa
- Equipo y sistemas dependientes
- Y mucho más...
Beneficios
- Ofrece una postura proactiva de preparación que puede salvar vidas, proteger la propiedad yreducir los costes del seguro
- Permite un acceso rápido a datos precisos para tomar decisiones importantes de seguridad duranteun desastre.
- Organiza la información para implementar los planes de recuperación de desastres y reanudarrápidamente las operaciones normales
- Agiliza la preparación de reclamaciones al seguro y la negociación de términos favorables de cobertura
Establecimiento de preparación proactiva
El desarrollo de un sistema de gestión de emergencias es fundamentalpara garantizar la seguridad de las vidas humanas y minimizarlos daños en caso de desastre. Revise hoy los datos quecontrola en la actualidad para determinar su valor durante unasituación de crisis. Por ejemplo: los bomberos, la policía y otrosservicios de emergencia que son los "primeros en responder"necesitarán información sobre sus instalaciones para ayudarles arealizar su labor.
- Proporcione informes sobre las ubicaciones de los empleados,las salidas de los edifi cios y el lugar donde se guardan losmateriales peligrosos
- Defina los sistemas más importantes, los sistemas dependientesy sus zonas
- Identifique los equipos, los sistemas y sus interdependenciaspara determinar rápidamente el efecto en cadena de los fallos
- Garantice que todos los datos y aplicaciones estarán accesiblesen casos de emergencia, ya sea a través de internet o de otrométodo remoto
- Actualice los planos de salidas de las instalaciones y los planosde los materiales peligrosos de forma periódica, especialmentetras un proyecto o traslado de las instalaciones
- Negocie una cobertura de seguro más favorable basada enuna planifi cación proactiva
Preparado para tomar decisiones críticas
La aplicación ARCHIBUS Gestión de emergencia le permitepreparar sus instalaciones y personal para responder a todotipo de emergencias y gestionarlas, desde una inundación sinimportancia en su centro de datos a una situación de mayorgravedad, como un derrame de sustancias químicas en un laboratoriode biotecnología. En caso de producirse un desastre,las prioridades incluyen garantizar la seguridad de las vidashumanas, proteger las instalaciones, limitar el trastorno de lasoperaciones más importantes y reducir las pérdidas fi nancieras.La aplicación de ARCHIBUS Gestión de emergencia puedeayudarle a garantizar que tendrá a mano la información quenecesita y la capacidad de comunicar esta información duranteuna emergencia en el lugar de trabajo.
- Obtenga acceso a sus datos desde una ubicación remota a travésde ARCHIBUS Web Central® o de copias de seguridad fuera delcentro de trabajo
- Utilice informes sobre planes de evacuación, ubicaciones delos empleados y ubicaciones de los materiales peligrosos paratomar decisiones vitales de forma rápida y contando con lainformación necesaria
- Recopile información utilizando dispositivos inalámbricos y, si esposible, proporcione actualizaciones de estado
- Genere boletines informativos de emergencia para losempleados y los gerentes
Evalúe el estado
Las condiciones de evaluación determinarán la amplitud de losdaños producidos como resultado de la situación de crisis.Al utilizar la aplicación podrá aplicar un estado o condición acualquier persona, lugar o activo que aparezca en la base dedatos.
- Determine si los activos pueden repararse y cuáles necesitan sustituirse, comparando los datos del inventario existente con las condiciones actuales
- Registre y evalúe el estado de las estructuras, servicios básicos, sistemas y equipamiento
Reanude las operaciones con rapidez
Empiece a preparar las instalaciones afectadas para reanudarlas operaciones. Las comparaciones del "antes y el después"garantizan que la organización esté correctamente equipadacon los sistemas y el equipamiento necesarios.
- Cree órdenes de trabajo en las aplicaciones ARCHIBUS Gestión demantenimiento del edifi cio o de Trabajo en demanda paraprogramar las reparaciones de los equipos
- Utilice informes de espacios disponibles en la aplicación deARCHIBUS Gestión de espacios para la reubicación de losempleados
- Consulte los inventarios actuales de las aplicaciones de Gestiónde mobiliario y equipos o Gestión de telecomunicaciones ycableado de ARCHIBUS para determinar las necesidades denuevos equipos, suministros y sistemas
- Cree una lista jerárquica de contactos para que los miembros delequipo de emergencias puedan aprobar rápidamente las decisionesy adquisiciones necesarias para devolver la división a sufuncionamiento normal
Asistencia para la recuperación financiera
Planifique para realizar una recuperación a largo plazo (incluyendoel gasto de capital) para los requisitos de nuevas infraestructurae instalaciones.
- Prepare reclamaciones de seguros utilizando los datos recopiladosdurante el proceso de recuperación
- Compare las opciones de reconstrucción con la adquisición oel arrendamiento de nuevos espacios utilizando la aplicación ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos
- Identifique, siga, documente y resuma los costes de reubicacióno de recuperación para las entidades aseguradoras, autoridades fiscales y otras entidades internas o externas
Evaluación del estado físico
Cree un repositorio central de datos para gestionar de forma efectiva las responsabilidadessobre el mantenimiento aplazado y recomendar acciones correctivas
¿Podría justifi car unos gastos crecientes de mantenimiento aplazadoy de renovación del capital en función de informes estáticosy, posiblemente, desfasados? La aplicación ARCHIBUS Evaluacióndel estado físico proporciona un proceso objetivo y dinámico paraevaluar las instalaciones e infraestructura y contribuir a basar lasnecesidades de recursos en función de las prioridades de la organización.Con esta aplicación, los usuarios pueden acceder a unrepositorio de datos preciso y actualizado para planifi car mejor lasmedidas correctivas y mejorar el índice de estado general del inmueble.Su correcta implantación resultará en un aumento del nivelde satisfacción de los usuarios del inmueble con un menor costetotal de las operaciones.
Las actividades e informes incluyen:
Deficiencias por:
- Medida recomendada
- Coste total estimado para la corrección
- Elemento del Instituto de especificaciones parala construcción (CSI)
Además de:
- Informe de gestión por estado
- Informes de gestión de complejos por edificio
- Vista del proyecto corporativo
- Vista del proyecto regional
- Vista del proyecto por complejo
- Vista del proyecto de evaluación de grupo
- Y mucho más...
Beneficios
- Prioriza los problemas que deben corregirse, basándose en las mediciones objetivas y las necesidadesde la organización
- Proporciona un repositorio dinámico y centralizado de información de estado para permitir la identificación proactiva de las deficiencias y aumentar la vida de los activos
- Demuestra las relaciones de los gastos con las medidas correctivas para justifi car los presupuestos
- Utiliza los datos existentes que se encuentran en el repositorio de datos de ARCHIBUS para reducir losgastos de recopilación de información
Priorice las acciones correctivas de forma objetiva
ARCHIBUS Evaluación del estado físico proporciona un marcoobjetivo y sistemático para priorizar los trabajos en edifi cios,sistemas y equipos. A cada activo se le asigna una puntuaciónnumérica para determinar el nivel de riesgo que supone parael objetivo general de la organización. Si se presentan en elmarcador de Evaluación del estado físico, estas cifras le ayudarána determinar rápidamente cómo se considera un activo en áreastales cómo la seguridad, los requisitos normativos, la asistenciaoperativa u otras categorías defi nidas por el usuario. Este marcadorle permite identifi car objetivamente las situaciones que requierenuna acción correctiva inmediata.
- Mejore la precisión y la coherencia de la información aplicandodirectrices estándares de evaluación en toda la organización
- Visualice los datos consolidados de todos los proyectos, gruposde proyectos o proyectos de área funcional
- Vea de un vistazo las áreas de sus instalaciones o infraestructuraque requieren atención inmediata
- Analice el impacto que la estado de los activos tiene en la misiónde la organización.
Repositorio dinámico de datos para identificar deficiencias
La aplicación de Evaluación del estado físico también puede utilizarsepara documentar de forma rentable la naturaleza y amplitudde un problema, así como las opciones de acción correctiva.Si utiliza dispositivos móviles de Windows, podrá sincronizar lasdescripciones del estado, agregar imágenes digitales e incluir lasacciones recomendadas, como limpieza, adaptación, retirada,reparación o sustitución. Envíe una solicitud de trabajo utilizandoel sistema integrado de órdenes de trabajo en demanda deARCHIBUS u otras aplicaciones CMMS existentes.
- Amplíe la vida de los activos identificando los problemas dereparación menores antes de que se conviertan en problemasmás graves, como daños a los activos adyacentes o un fallo totalde los componentes
- Reduzca los tiempos de inactividad mediante la identificaciónproactiva de las defi ciencias de los activos
- Demuestre que ha implantado las medidas de mitigación adecuadaspara gestionar los riesgos identifi cados
- Integre las actividades de evaluación y gestión de órdenes detrabajo para solucionar los problemas en bucle cerrado
Justifique los gastos
Con la aplicación Evaluación del estado físico, puede demostrarcómo se asocian los costes con las medidas correctivas, lascuales, a su vez, están relacionadas con una función estratégicade los activos en su organización. Relacione las inversiones decapital y los gastos con la solución de defi ciencias de bienesinmeubles, instalaciones y equipos que pueden incluir incumplimientosde las normativas de seguridad e higiene, incumplimientode las directrices de acceso para minusválidos oproblemas medioambientales. Con independencia del activo deque se trate, puede utilizar la aplicación ARCHIBUS Evaluacióndel estado físico para controlar su estado, planifi car las accionescorrectivas y preparar propuestas presupuestarias para obtenerlos fondos adecuados.
- Elabore con facilidad presupuestos para la renovación del capital,el mantenimiento preventivo y las reparaciones
- Priorice los gastos en función de los activos que más lo necesitan
- Compare los resultados de diferentes periodos temporales para determinar las mejoras de una instalación u organización
- Sopese la importancia de sus bienes inmuebles, plantas y equipos,y asigne fondos a las áreas más críticas
Reutilice los datos para reducir los costes de recopilación
Evaluación del estado físico utiliza la información de espacios,equipos y sistemas que ya está en el repositorio de datos deARCHIBUS. Con el tiempo podrá agregar información sobre elestado de estos activos simplemente añadiéndola a su dispositivoportátil. Genere informes prediseñados de evaluación globaleso individuales para determinar el coste total de propiedad ydefi nir las estrategias de mantenimiento preventivo.
- Presente las conclusiones completas y justifi cadas de la Evaluacióndel estado físico a los responsables de la toma de decisionespara la asignación de fondos
- Reduzca las actividades de recopilación y análisis de datosaplicando criterios de evaluación a los datos de activos existentesde ARCHIBUS
- Importe y exporte con facilidad los datos de los activos y los valoresde evaluación para facilitar las evaluaciones
- Recoja de forma efi ciente los datos en campo utilizando equipos portátiles o tablet PC con Windows
Evaluación del impacto medioambiental
Evalúe los indicadores de rendimiento y minimice los riesgos para elevar el perfi l medioambiental de laorganización
Las empresas mundiales más potentes están percibiendo elvalor estratégico del desarrollo sostenible y la responsabilidadsocial de la conservación de los recursos y la reducción de lageneración de residuos. La aplicación ARCHIBUS Evaluacióndel impacto medioambiental proporciona una metodologíaobjetiva para establecer un equilibrio entre personas, infraestructura,instalaciones y su efecto sobre el medio ambiente.Ayuda a identifi car los activos que deben repararse, renovarseo sustituirse para alcanzar los objetivos de efi ciencia medioambientalo respaldar los objetivos de otros programas. Lasempresas pueden ahora establecer de forma proactiva procesosjustifi cables tanto desde el punto medioambiental comoeconómico.
Las actividades e informes incluyen:
Estadísticas de evaluación de proyectos por:
- Prioridad de la organización
- Región
- Complejo
- Edificio
- Planta
- Sala
- Equipo
Defi ciencias por:
- Medida recomendada
- Índice de sostenibilidad
- Coste total estimado para la corrección
Además de:
- Presupuesto de los elementos de evaluación inapropiados por prioridad
- Evaluaciones con trabajo activo
Beneficios
- Identifica los activos que deben repararse, renovarse o sustituirse para alcanzar los objetivos de eficacia medioambiental o respaldar un programa LEED™ ya existente
- Permite asignar valores presupuestarios para mejorar el índice de sostenibilidad de instalaciones einfraestructura
- Ayuda a establecer procesos sostenibles proactivos que pueden mejorar la efi ciencia operativa,mejorar la percepción de las partes interesadas e impulsar los valores de los activos
- Aprovecha la información existente en el repositorio de datos de ARCHIBUS para reducir los gastos de recopilación de los datos
Priorice las acciones correctivas
La aplicación de Evaluación del impacto medioambiental deARCHIBUS permite asignar a cada activo un índice numéricode estado (en función de criterios predefi nidos) y un multiplicadorponderado (en función de las prioridades de la organización).Con el marcador de evaluación podrá determinar rápidamentela valoración de un activo en áreas tales como consumode energía, uso de agua, reducción de residuos sólidos, calidaddel aire en las instalaciones y muchos otros aspectos. De estaforma podrá identifi car de forma objetiva las situaciones másurgentes.
- Aumente la coherencia de la información proporcionandodirectrices de evaluación normalizadas en toda la organización
- Visualice los datos consolidados de todos los proyectos, gruposde proyectos o proyectos de área funcional
- Vea de un vistazo las áreas de sus instalaciones o infraestructuraque requieren atención inmediata
Identifique áreas de mejora con facilidad
La aplicación permite demostrar los efectos positivos que losequipos y procesos respetuosos con el medio ambiente tienenen su organización. Podrá evaluar el consumo, por ejemplo,comparándolo con los niveles ideales y tomar las medidasnecesarias para sustituir o mejorar el rendimiento de los activosmenos efi cientes. La aplicación también permite asociar capital ygastos con la corrección de defi ciencias.
- Elabore presupuestos para la renovación, reparación ymantenimiento preventivo del capital
- Compare los resultados de diferentes periodos temporales paradeterminar las mejoras de una instalación u organización
- Aumente el valor de los activos manteniendo el atractivo deunas instalaciones e infraestructura respetuosas con el medioambiente
Establezca procesos proactivos
El aumento de los índices de sostenibilidad en su organizaciónpuede traducirse en una mejor efi ciencia operativa. Por ejemplo:una iniciativa para reducir los residuos sólidos puede reducir losprocesos burocráticos en papel. Poder disponer de datos sobresostenibilidad le permite mantener unos costes reducidos deforma proactiva. Realice el seguimiento del impacto medioambientalde sus bienes en sus ciclos de vida, desde la adquisicióna su uso y desecho, y mejore el ejercicio de la responsabilidadsocial.
- Traduzca el concepto de sostenibilidad en acciones prácticasy tomas de decisiones diarias
- Relacione las acciones de sostenibilidad de la organizacióna nivel local, nacional e internacional
- Presente las concusiones completas y justificadas a otros responsablesde la toma de decisiones o líderes de opinión
Reutilice los datos para aumentar el conocimiento
Utilice información ya almacenada en ARCHIBUS para reducir loscostes de futuras recopilaciones de datos. Con el tiempo podráagregar información a estos estados de los activos, según loscriterios de su organización. Los informes de evaluación puedengenerarse a nivel local o global para medir el rendimiento medioambientaly contribuir a identificar estrategias de mejora.
- Reduzca los costes de recopilación y análisis de datos aplicandolos criterios de evaluación a los datos de activos ya existentes en ARCHIBUS
- Importe y exporte con facilidad los datos de activos y valores deevaluación mediante equipos portátiles o tablet PC con Windows
- Reutilice los datos de impacto medioambiental para respaldarel programa LEED de su organización
EQUIPOS: Gestión medioambiental y cumplimiento normativo
Para resolver las necesidades más complejas, la aplicaciónARCHIBUS TEAMS (sistema de gestión total de activos medioambientales,del inglés: Total Environmental Asset ManagementSystem) está basada en la web y proporciona una solucióncompleta para la gestión y el cumplimiento de la normativa. Losmódulos TEAMS que se enumeran a continuación pueden servirde complemento a una implantación ya existente de ARCHIBUS oimplementarse de forma independiente.
Gestión de telecomunicaciones y cableado
Relacione los datos de infraestructura e instalaciones con la potencia intuitiva de la tecnología geoespacialpara tomar decisiones informadas.
La mayoría de las empresas líderes reconocen los sistemas deinformación geoespacial (GIS) como una herramienta de informaciónesencial para solucionar los problemas de ampliación demercados, desfase de las infraestructuras, cambios demográfi cosy reducción de los plazos temporales. El conocimiento adquiridogracias a GIS permite a las organizaciones tomar mejoresdecisiones y ahorrar tiempo y recursos. Ahora puede utilizar laspotentes funciones geoespaciales para aclarar su informaciónsobre bienes inmuebles, instalaciones e infraestructura actualesmediante las Extensiones geoespaciales para ESRI de ARCHIBUS.Esta integración proporciona una perspectiva más completa ydetallada de las iniciativas más importantes de una organización.
Los ejemplos de uso incluyen:
- Administración de bienes inmuebles y arrendamientos
- Análisis de planifi cación y disponibilidad deplazas
- Indicadores de rendimiento clave, análisis depuntos de referencia
- Planificación estratégica de instalaciones e infraestructura
- Análisis del complejo y las proximidades
- Mapeado de empleados, clientes y competencia
- Evaluación de riesgos y planificación de la continuidad de la empresa
- Análisis de gestión de emergencias y capacidadde respuesta
- E911, orden ejecutiva 13327, normativa BRAC
- Cumplimiento de la normativa medioambiental,EHSGestión de órdenes de trabajo
- Gestión de servicios básicos, cableado y red
- Seguimiento y gestión de activos
- Y mucho más...
Beneficios
- Mejora la colaboración en la empresa y la toma de decisiones, proporcionando inteligencia comercialgeoespacial para complejos, espacios, infraestructura y activos tangibles
- Combina datos de inmuebles, instalaciones e infraestructura con información geoespacial para proporcionarrepresentaciones visuales que mejoran el análisis para obtener ventajas competitivas
- Permite consultar los datos internos y externos de forma simultánea para visualizar los activos de unaorganización y agilizar los procesos, permitiendo transformar la empresa
- Utiliza los conocimientos destacados de ESRI para incorporar información de mapas y geoespacialde manera rápida y con un coste mínimo
Aplique las funciones de geografía a la inteligencia desu empresa
Desbloquee el componente espacial de sus datos comercialesde valor y observe su empresa desde una nueva perspectiva.Ahora podrá ver una imagen operativa completa de instalaciones,espacios, infraestructura y bienes tangibles para aumentarla colaboración en la organización y tomar decisiones documentadascon respecto a la planifi cación de espacios y la gestión debienes inmuebles a nivel de campus.
- Mejore los procesos de comunicación y colaboración proporcionando acceso inmediato e integración completa de los datos espaciales y no espaciales
- Integre los datos arquitectónicos de CAD y de modelado de informaciónde edificios (BIM) directamente en GIS
- Mantenga un único repositorio de datos sin fisuras de informacióncrítica sobre activos y procesos, tanto dentro como fuera delos edificios
- Fusione los flujos de trabajo de GIS y de la empresa para acelerarlos procesos clave y obtener resultados empresariales
Relación de las representaciones visuales para la mejorade los análisis
Aumente su ventaja competitiva con herramientas analíticas demáximo nivel que ayudan a resolver las cuestiones estratégicas ytácticas del más alto nivel. Las organizaciones de gran rendimientorequieren un profundo nivel de conocimiento espacialpara localizar a posibles clientes, evaluar los riesgos, agilizar losprocesos y optimizar las operaciones.
- Aumente la funcionalidad de ERP y EIM (Enterprise InformationModeling) con las Extensiones geoespaciales de ARCHIBUS
- Visualice mapas y estadísticas junto con los datos financieros registrados y los flujos de trabajo que activan procesostales como proyectos de capital, transacciones de bienes inmueblesy renovación de alquileres
- Busque mapas de ocupación por colores, vencimiento de arrendamientos,costes totales por metro cuadrado, costes demantenimiento retrasado y otros indicadores de rendimiento clave
Analice los datos internos y externos de forma simultánea
La aplicación ARCHIBUS Extensiones geoespaciales permite utilizarlas potentes soluciones ESRI para resolver los problemas quecruzan el límite artifi cial entre “interior” y “exterior” del edifi cio.Las Extensiones proporcionan un contexto “real” y permiten unatoma de decisiones más rápida basada en fuentes de informaciónmás completas y multidimensionales.
Por ejemplo:
- Los gestores inmobiliarios pueden preguntar: ¿Qué ciudadesproporcionan la mezcla óptima de variables demográficas para abrir una nueva oficina, planta de producción o punto de distribución?
- Los planificadores de espacios pueden preguntar: ¿Cómo puedenlos departamentos funcionales abarcar varios edificios en uncampus de empresas?
- El personal de operaciones puede preguntar: ¿Cómo pueden laslíneas de servicios básicos relacionarse con e influir sobre la distribución de los espacios interiores?
- El personal de seguridad puede preguntar: ¿Qué salas y equiposcríticos son los más próximos a las tuberías de gas natural?
La robusta funcionalidad GIS, al alcance de todos
Incluso si su organización o departamento carece de funcionesGIS en la actualidad, puede activar de forma inmediata suimplantación vinculando ESRI® Arcweb Services o ArcGIS Online, directamente en ARCHIBUS Web Central. Puede utilizarlos formularios genéricos para trabajar con bienes inmuebles,arrendamientos o solicitudes de trabajo o puede incorporar suspropias consultas de GIS utilizando sencillamente las funcionesde integración estándar de ARCHIBUS.
- Aproveche sus conocimientos de GIS: puede relacionar confacilidad la gran cantidad de datos actuales que proporcionaESRI, como planos de calles, datos de satélite, estadísticas demográficas y otros en su propia cartera de bienes inmuebles,arrendamientos, edifi cios y activos
- Evite la introducción redundante de datos: puede vincularautomáticamente todas sus propiedades, edificios, arrendamientosy activos utilizando la información de la que ya disponeen su base de datos de ARCHIBUS
- Mantenga los datos sincronizados: todas las consultas deGIS se relacionan con datos dinámicos de ESRI en vivo, al mismo tiempo que usted completa las transacciones de bienes inmuebles, confirma el vencimiento o la renovación de alquileres,reasigna espacios, cumplimenta órdenes de trabajo, etc.
Servicios de ARCHIBUS
ARCHIBUS ofrece una variedad de servicios que garantizan una rápida implantación en 30 días
Servicios
- Programa de suscripción de software:Trabaje confi ado, seguro de que está empleando las funciones y herramientas de productividad más actualizadas deque se dispone. El programa de suscripción de software de ARCHIBUS proporciona a los participantes actualizacionesgratuitas de programas, avances de los programas que van a lanzarse e información sobre nuevos productos y tecnologíasde ARCHIBUS, Inc.
- Soporte técnico:Asegúrese de que está obteniendo el máximo partido a su solución de ARCHIBUS aprovechando el completo soportetécnico disponible en ARCHIBUS, Inc. o de su socio comercial local. El personal autorizado de su organización puedecomunicarse con el departamento de soporte técnico en horario de ofi cina utilizando el sitio web de ARCHIBUS, porteléfono o por correo electrónico. Además de soporte técnico adaptado a la demanda, los participantes en nuestrosprogramas de soporte técnico disponen de acceso a la sección de “Preguntas más frecuentes” de la base de datos desoporte técnico en línea de ARCHIBUS lo que incluye notifi caciones proactivas de nuevas entradas en esta base dedatos propiedad de ARCHIBUS.
- Servicios profesionales:Los servicios profesionales especializados de ARCHIBUS,Inc. y su red mundial de más de 1.600 socios comercialesincluyen auditorías tecnológicas y de oportunidades, planificación y apoyo a la implantación, creación y migraciónde proyectos, personalización y adaptación de aplicaciones,integración de aplicaciones, auditorías de implantación ygestión, y otros.
- Formación:Saber cómo obtener el máximo partido de ARCHIBUS haceque los usuarios sean más efectivos y productivos.ARCHIBUS, Inc. ofrece una variedad de opciones de formaciónpara satisfacer todos los niveles de conocimiento,desde principiante a administradores de sistemas. Los temasvan desde la información básica sobre ARCHIBUS hastaclases sobre programación avanzada.Visite archibus.com/training para obtener una descripción más detallada de los cursos y conocer el calendario delas clases.
- Soluciones en demanda y alojadas:Además de adquirir o alquilar software, ARCHIBUS ofrece una alternativa a las implementaciones de aplicacionesinternas a través de opciones “en demanda” o alojadas. Estos servicios proporcionan a las organizaciones accesoremoto por internet a una gama completa de aplicaciones de gestión de inmuebles, infraestructura e instalacionesalojadas por ARCHIBUS. Para mayor información visite el sitio www.asc-hs.com.
Entre los beneficios obtenidos se cuentan:
- Mínimos costes iniciales: los costes de confi guración, gestión de proyectos y desarrollo de normassuelen repartirse a lo largo de la duración del contrato
- Rapidez de implantación: elimina los costes de los equipos, programas y personal dedicados en exclusiva y evitalos retrasos de implantación
- Administración experta: externalize los servicios de administración de la base de datos y de la webpara liberar sus recursos
Características
Características
Strategic Financial Analysis
Esta nueva aplicación ofrece una visión integrada de las finanzas y las operaciones y unifica las inversiones de capital (CAPEX), los gastos operativos (OPEX), el costo total de propiedad (TCO) y el resto de la información financiera de todas las aplicaciones de la suite ARCHIBUS.SWeb Central 3D Navigator:
El ARCHIBUS 3D Navigator integra datos BIM porque, cada vez más, las Organizaciones buscan administrar sus edificios después de la fase inicial de proyecto y construcción. Gran parte de la profesión de diseño y construcción utiliza modelos BIM como su propia imagen operativa para coordinar proyectos complejos de diseño y construcción.En, ARCHIBUS agrega el 3D Navigator, que permite a las Organizaciones incorporar estos modelos y datos dentro del EIM para la gestión completa del ciclo de vida, las operaciones y la planificación estratégica para todo el portafolio inmobiliario.
Una imagen operativa común
Con el Modelo de Información Corporativa, ARCHIBUS puede proporcionar una imagen operativa común que muestre a los actores operativos y estratégicos los resultados de sus acciones y el impacto de sus elecciones.Colaboración de alta eficiencia:
ARCHIBUS también aprovecha EIM para proporcionar colaboración de alta eficiencia. Dentro de la estructura EIM, los datos creados para una aplicación hacen su trabajo una y otra vez en todas las otras aplicaciones. Nunca se tendrá que volver a introducir datos o replicarlos como lo haría al integrar soluciones puntuales. Y no tiene que enviar por correo electrónico, chat o mensaje tareas y transacciones - que ya se envían a la bandeja de entrada de las partes interesadas.Inteligencia accionable:
Quizás lo más importante es que ARCHIBUS proporciona una visión e inteligencia útiles que los ERP tradicionales no pueden lograr por sí solos. ARCHIBUS proporciona esta inteligencia porque el Modelo de Información Corporativa registra no sólo los costos y los activos sino también sus ubicaciones y las líneas de negocio que soportan. Conociendo estas relaciones, ARCHIBUS puede proporcionar inteligencia sobre el verdadero valor de cada gasto para su negocio como un todo, es decir, no sólo qué recursos están siendo utilizados, sino por qué.Team Space:
El lanzamiento también incluye la funcionalidad Team Space (Espacio de Equipo) que permite aún más el uso de estrategias alternativas de espacios de trabajo o espacios flexibles (AWS, Alternative Workplace Strategies) para el uso más rentable del espacio por los individuos y los equipos de trabajo. Y otras nuevas capacidades y mejoras ...Los negocios están cambiando rápidamente, por lo que el uso eficaz y eficiente de la infraestructura física es cada vez más crítico.
Con ARCHIBUS, las Organizaciones pueden comprender el valor estratégico completo de su portafolio inmobiliario, infraestructura, instalaciones y activos.
Beneficios
Beneficios
10 Razones para implementar una solución de Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones
Los sistemas de Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones—TIFM por sus siglas en inglés- son soluciones completas e integradas que unen a las personas, los procesos, los activos y los emplazamientos, los cuales conforman el núcleo productivo de las organizaciones productivas.
Reduzca el Coste Total de Propiedad. Gaste menos dinero manteniendo su infraestructura e instalaciones existentes; prolongue la vida útil de sus activos con un mejor mantenimiento preventivo; maximice sus inversiones con un seguimiento fiable de la posesión, utilización, condición y mucho más.
Minimice los gastos innecesarios de capital. Con un inventario preciso de los recursos, usted puede evitar la compra o arrendamiento innecesario de nuevos espacios, equipos u otros activos físicos; descubra donde puede ahorrar dinero reubicando los activos, en lugar de adquirir nuevos.
Controle y gestione sus activos de un modo más eficaz. ¡No se puede gestionar lo que no se controla! Acceda a los detalles de la utilización de su espacio y sus activos, la propiedad, las estadísticas de los equipos, los inventarios de suministros, las inspecciones de la condición física y mucho más; ubique los recursos de acuerdo con las necesidades de la organización.
Mejore la eficiencia operacional. Ahorre tiempo e incremente el valor del trabajo del personal aprovechando la información existente en vez de reconstruirla, evite redundancias y mejore la coherencia y exactitud de la información manteniendo un repositorio centralizado con la información de infraestructura e instalaciones.
Facilite la toma de decisiones estratégicas. El hecho de disponer de toda la información de infraestructura e instalaciones en un único entorno, facilita la evaluación de su portafolio de activos así como la previsión de necesidades futuras.
Comparta fácilmente la información a través de la organización. Acceda a los datos desde diversas aplicaciones, sistemas y lugares; comparta transparentemente la información con otros departamentos en la organización, incluso desde lugares remotos.
Incremente la productividad del personal. Reduzca el esfuerzo empleado en la realización de las tareas cotidianas, que aunque necesarias, reducen la energía y los recursos del personal; elimine virtualmente la agobiante tarea de mantener múltiples bases de datos.
Genere rápidamente informes confiables. Satisfaga en cuestión de segundos los requerimientos de información, tanto internos como externos. Enlace los dibujos de su infraestructura e instalaciones con una base de datos, para ofrecer fácilmente la información del espacio, los activos y el personal.
Visualice su infraestructura e instalaciones. Dado que una imagen vale más que mil palabras, represente gráficamente sus activos físicos. La actualización simultánea y en ambas direcciones de los dibujos y la base de datos, acelera el flujo de información gráfica y precisa a través de su organización.
Mejore su visibilidad en la organización. Incremente el valor de la organización coordinando y compartiendo la información de infraestructura e instalaciones con otros departamentos de la organización, incluidos finanzas, IT y recursos humanos.