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¿Que es ARCHIBUS?
ARCHIBUS
La primera solución en el mundo para Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones. Mas de cuatro millones de usuarios lo demuestran a diario y ahorran a sus empresas más de cien mil millones de dolares al año.
ARCHIBUS Web Central
Aproveche las ventajas de internet para intercambiar información y distribuir procesos de trabajo de autoservicio en su organización
¿Su organización necesita ofrecer a sus socios la posibilidad de trabajar de forma efectiva y en colaboración, sin presiones por las zonas horarias o la distancia? Aproveche el poder de ARCHIBUS utilizando un único navegador web con ARCHIBUS Web Central. Web Central se ha diseñado para ayudar a las organizaciones a mantener y distribuir de forma rentable información precisa sobre la gestión de infraestructura e instalaciones en toda la empresa. Un conjunto fl exible de actividades permite que las organizaciones concedan acceso de forma sencilla a los usuarios fi nales, dependiendo de sus necesidades y fl ujos de trabajos específi cos. La seguridad basada en funciones delimita los datos de todos los usuarios de forma segura, mientras los informes consolidados y los paneles de control personalizados permiten que los usuarios autorizados marquen excepciones, supervisen los progresos y realicen su gestión hasta obtener resultados.
Las actividades y características incluyen:
- Gestión de propiedades y arrendamientos
- Asignación y ocupación de espacio
- Portal de lugar de trabajo
- Reservas
- Centro de soporte y Trabajo en demanda
- Mantenimiento de edificios
- Gestión de emergencias
- Gestión de activos
- Gestión de proyectos
- Presupuestación de capital
- Gestión de traslados
- Paneles de control y análisis personalizados
- Reglas de flujo de trabajo confi gurables
- Gestión integrada de documentos
- Análisis de vistas multidimensionales
- Resaltado dinámico de restricciones
- Seguimiento de KPI en tiempo real
- Ruta de aprendizaje integrada
- Y mucho más...
Beneficios
- Proporciona acceso inmediato a la información sobre infraestructuras e instalaciones utilizando un sencillo navegador web.
- Mejora la amplitud y el alcance de la distribución de los conocimientos en toda la empresa.
- Promueve la comunicación y colaboración apropiadas mediante la seguridad basada en funciones.
- Mejora la productividad y la toma de decisiones dentro de un entorno rentable de autoservicio.
Facilidad de acceso y actualización de la información
ARCHIBUS Web Central se conecta fácilmente y sirve de complemento a la solución ARCHIBUS Enterprise basada en Windows. A través de ella los usuarios autorizados pueden acceder a todos los datos en las aplicaciones de ARCHIBUS, desde Gestión de propiedades y arrendamientos a Gestión de mantenimiento del edifi cio y otras. Utilice ARCHIBUS Web Central para garantizar que esa información, precisa y actualizada, está disponible para todos los miembros de su organización que la necesiten.
- Acceda a los datos de infraestructura e instalaciones y actua- lícelos utilizando la interfaz ya conocida de un navegador web.
- Realice con facilidad el mantenimiento y la distribución de la información en toda su empresa.
- Genere informes e inicie acciones sin necesidad de formación previa, utilizando la naturaleza intuitiva de la web.
Amplíe y mejore el flujo de información
Al conectar sus infraestructuras e instalaciones a través de internet o de una intranet, ARCHIBUS Web Central cambiará la forma en que gestiona su organización. Los usuarios acceden de forma universal a la información actualizada sobre infraestructura e instalaciones de forma ininterrumpida.
- Cree paneles de control personalizados e inteligentes compues- tos de varias vistas para centrar su atención únicamente en la información necesaria para el desempeño de una actividad concreta.
- Obtenga mayor provecho del control sobre la empresa comple- ta consolidando la información de la sede, las ofi cinas regionales y las sucursales distantes.
- Mejore el valor de los datos recogidos mediante el acceso rápi- do a datos multidimensionales para analizarlos según cualquier categoría que haya establecido
Fomente la comunicación en toda la organización
Utilizando seguridad basada en funciones, ARCHIBUS Web Central aprovecha al máximo la conectividad de la intranet para relacionar usuarios autorizados con sus datos de toda la empresa. Una vez que los datos están disponibles en línea, pueden eliminar la duplicación de esfuerzos y los errores debidos a fallos en la comunicación.
- Maximice los recursos existentes en toda la organización mediante la implantación del flujo de trabajo automatizado y las funciones de mensajería de Web Central.
- Almacene documentos como órdenes de compra, manuales de equipos, contratos, etc., utilizando la funcionalidad de gestión documental incluida
- Fomente prácticas empresariales coherentes en toda la organización
- Agilice la comunicación entre grupos de trabajo, reduzca los errores administrativos y documente los procesos y su ejecución
Productividad mejorada para todos
Amplíe la disponibilidad de la información para los usuarios remotos que necesiten acceder a actividades e informes específi cos en ARCHIBUS. Los paneles de control inteligentes personalizados permiten acceso directo a la información necesaria para lograr los objetivos específi cos de la gestión de infraestructura e instalaciones.
- Los gestores de instalaciones pueden acceder a la información sobre infraestructura e instalaciones en cualquier lugar y momento.
- El personal de campo ahorrará tiempo al poder recoger fácil- mente las solicitudes de órdenes de trabajo desde ubicaciones remotas, y poder determinar las herramientas y materiales que necesitan llevar.
- El personal de las sucursales puede acceder en tiempo real a la información actualizada de las oficinas centrales.
- Los planificadores estratégicos tienen acceso a la información histórica de los datos espaciales que necesitan para tomar decisiones de planificación.
- Los gestores de compras pueden comprobar las facturas compa- rándolas con los inventarios y realizar el seguimiento de los pedidos pendientes de entrega.
- Los gestores de recursos humanos pueden elaborar planes de ocupación y encontrar espacios vacíos para el personal recién contratado
- Los propietarios de los edifi cios pueden determinar las zonas que pueden arrendarse.
- Los gestores inmobiliarios pueden realizar el seguimiento de las características detalladas de los arrendamientos, como opcio- nes, pagos, impuestos prorrateados, etc.
- Los contables pueden cobrar a los departamentos el espacio que ocupan, además de su parte de las áreas comunes.
- Los gestores de riesgos pueden evaluar las carteras de activos para obtener una cobertura de seguro adecuada.
Web Central: fortalecimiento gracias a los procesos de autoservicio
Las aplicaciones de ARCHIBUS basadas en la web, como Centro de soporte, Trabajo en demanda, Reservas, Gestión de traslados, Gestión de proyectos y Presupuestación de capital entre otras, permiten un rápido acceso a la información centralizada para favorecer un entorno de autoservicio rentable.
- Fomente la cultura del "hágalo usted mismo” proporcionando a los usuarios acceso a una amplia gama de servicios comunes.
- Realice solicitudes de ayuda de mantenimiento, traslados, incor- poraciones y cambios, consultas sobre la ocupación de espacio y otras.
- Controle el ciclo de solicitud de ayuda por medio de los contratos de niveles de servicio para autorizar, dar prioridad y completar las solicitudes.
- Simplifi que todo el proceso de reserva de espacios para contribuir a la consecución de reuniones productivas.
Gestión de propiedades y arrendamientos
Gestión de propiedades y arrendamientos
Controle y evalúe el rendimiento financiero y operativo de sus bienes inmuebles de manera individual o global
Los bienes inmuebles suelen ser el activo de mayor valor de una organización, por lo que es de crítica importancia reconocer los ciclos y las tendencias que afectan a esas propiedades y elaborar un plan estratégico para identifi car los riesgos y las oportunidades. A medida que su organización toma decisiones acerca de su cartera de bienes inmuebles, como el arrendamiento, la adquisición y su disposición, resulta esencial acceder rápidamente a una información precisa sobre la cual basar estas decisiones. La aplicación ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos permite a arrendatarios, arrendadores o propietarios poder registrar, gestionar y analizar la información sobre bienes inmuebles y alquileres, con objeto de evaluar el conjunto de propiedades, mitigar los riesgos y mejorar la rentabilidad.
Las actividades e informes incluyen:
- Extractos sobre las propiedades
- Resumen de las propiedades
- Análisis del coste de la propiedad
- Proyectos de presupuesto por propiedad
- Flujo de efectivo
- Arrendamientos y rentas básicas
- Arrendamientos y opciones
- Alertas por arrendamientos de próximo vencimiento
- Alertas de opciones de próximo vencimiento
- Resaltado de locales vacantes Impuestos atrasados
- Flujo de efectivo de impuestos
- Resaltado de áreas de normativa por propiedad
- Programas de depreciación para activos de propiedad
- Pronósticos del coste de propiedad
- Resumen financiero de arrendamientos
- Y mucho más...
Beneficios
- Mejora el rendimiento de los inmuebles en propiedad y arrendados mediante las referencias financieras y operativas.
- Genera informes resumen que permiten pronosticar las oportunidades e identifi car los riesgos de la inversión.
- Acelera el retorno de la inversión en los bienes inmuebles al optimizar el uso del espacio.
- Incorpora las funciones GIS para la representación gráfi ca del conjunto de bienes inmuebles para mejorar el análisis de las estadísticas inmobiliarias.
Alinee los planes de bienes inmuebles y los planes de negocio
Revise el espacio disponible actual y futuro para realizar una mejor planifi cación de las opciones y oportunidades de arrendamiento. Ya sea el momento de una expansión, de vender o de fi nalizar los arrendamientos, la aplicación proporciona información clave como el espacio disponible y las medidas espaciales precisas. Realice los cálculos estándares en múltiples bienes inmuebles, tales como coste por ocupante o coste por metros cuadrados. Las cifras provienen de una fuente fi able, por lo que le será fácil comparar criterios diferentes. La aplicación ARCHIBUS Gestión de propiedades y arrendamientos permite utilizar esta información a la hora de negociar los precios de alquiler o de compra.
- Reduzca el riesgo utilizando avisos automatizados que le alertarán cuando las opciones de alquiler expiren, cuando deban realizarse algunas actividades o cuando venzan los alquileres de los arrendatarios.
- Cree informes de propiedad detallados y resúmenes estadísticos.
- Negocie los contratos utilizando informes de historial de costes basados en los gastos de mantenimiento y gestión.
- Identifi que espacios disponibles de un vistazo para futuros arrendatarios.
Controle los costes y las condiciones de los inmuebles
Dé cuenta de todos los costes relacionados con la gestión de bienes inmuebles y justifi que los nuevos gastos en los que se incurra. Por ejemplo, puede determinar los costes operativos previstos de cada propiedad o arrendamiento, incluyendo todos los impuestos correspondientes. Las funciones de repercusión de costes le permiten cargar a los departamentos u otras entidades las cuotas impositivas correspondientes en función de la cantidad de espacio que ocupan. Realice un estrecho seguimiento de las obligaciones fi scales al aplicar un presupuesto y un plan de previsión de impuestos con informes recordatorios que le informarán de las fechas de las evaluaciones y el pago de impuestos. Además, puede realizar una referencia cruzada de las facturas con los contratos de alquiler, para mejorar la exactitud del sistema. De esta forma, los departamentos de operaciones y contabilidad pueden tomar mejores decisiones en relación con los activos inmobiliarios.
- Asegure el cumplimiento normativo realizando el seguimiento de los requisitos, registrando los problemas de cumplimiento y manteniendo un registro de los requisitos para evitar penalizaciones.
- Registre los costes de los impuestos sobre la propiedad y elabore presupuestos para futuros pagos impositivos.
- Evalúe la rentabilidad de sus bienes inmuebles y la rentabilidad total de su cartera de activos.
- Registre y analice las tendencias de cualquier inmueble para tomar mejores decisiones empresariales en el futuro.
Evalúe y optimice el uso del espacio
Determine la efi ciencia con la que se utiliza el espacio integrando los planos CAD inteligentes con su base de datos de bienes inmuebles. Cree planifi caciones de ocupación, diagramas maestros de arrendamiento y distribución para identifi car espacios disponibles que pueden alquilarse o para identifi car y recuperar espacios que no están incluidos en ningún área de arrendamiento negociado. La aplicación también ayuda a garantizar que cada departamento contribuye a los gastos de propiedad correspondientes. La flexibilidad de sus funciones de repercusión de costes distribuye proporcionalmente los cargos entre los arrendatarios en función del espacio que ocupan.
- Documente todos los costes relacionados con el alquiler y cárguelos a los departamentos o arrendatarios correspondientes.
- Obtenga una perspectiva general de sus bienes inmuebles y resalte los detalles de los asuntos pendientes.
- Realice el seguimiento de todos los bienes inmuebles, independientemente de las fronteras regionales o nacionales, organizándolos por zonas geográficas.
- Realice un seguimiento fl uido de la depreciación de los activos inmobiliarios con la aplicación integrada de ARCHIBUS Gestión de mobiliario y equipos.
Mejore la funcionalidad con implantación de GIS
La aplicación de Gestión de propiedades y arrendamientos puede aprovechar la aplicación ARCHIBUS Extensiones geoespaciales para ESRI y permitir a los gestores de la cartera de propiedades obtener un contexto mejorado y real para tomar decisiones sobre las propiedades inmobiliarias.
- Visualice los espacios disponibles, los vencimientos o renovacio- nes de arrendamientos y otros indicadores de rendimiento clave en una imagen tridimensional integrada.
- Relacione fácilmente la información geoespacial, como planos de calles, datos de satélite y datos demográficos con su propia cartera de propiedades, arrendamientos, edifi cios y activos.
- Aproveche la información geoespacial para la planificación y desarrolle de forma estratégica los objetivos de su cartera de activos inmobiliarios.
Presupuestación de capital
Presupuestación de capital
Controle el ciclo de presupuestación de capital para obtener una planifi cación estratégica mejorada y centralizada para toda la organización.
El acceso a información justifi cable sobre presupuestación de capital reduce el riesgo de asumir proyectos costosos y largos que acaben fracasando por una asignación inadecuada de recursos. La aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital proporciona un método de control del ciclo de presupuestación de capital, desde la solicitud y evaluación, hasta la aprobación y asignación de fondos. Con toda esta información en una única ubicación centralizada, los usuarios pueden ejecutar proyectos de planifi cación estratégica, expansión, modernización y consolidación de manera organizada y rentable.
Las actividades e informes incluyen:
- Generación de presupuestos de capital
- Edición de los detalles del presupuesto
- Visualización del presupuesto por programa
- Visualización del presupuesto por tipo de programa
- Introducción de las fuentes de financiación
- Asignación de financiación
- Vista de los proyectos aprobados por año de financiación
- Vista del capital y los fondos para gastos disponibles
- Vista de los fondos de programa no asignados
- Vista de la fi nanciación de los proyectos por fondo
- Planificación de costes en casos posibles
- Evaluación de diferentes casos para financiación
- Y mucho más...
Beneficios
- Resume todas las actividades de planificación de la inversión de manera coherente para priorizar programas y proyectos, coordinar actividades y presupuestar recursos
- Desarrolla una metodología centralizada para gestionar de manera efi ciente los proyectos de inversión en múltiples departamentos y ubicaciones
- Permite planificar hipótesis para reducir la interrupción de las actividades comerciales y los excesos de costes
- Integra las aplicaciones Evaluación del estado fisico, la Presupuestación de capital y las funciones de Gestión de proyectos para mejorar la asignación de recursos y capital para una planifi cación completa de todas las fases del proyecto
Consolide las actividades de planificación
La aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital utiliza fl ujos de trabajo inteligentes basados en la web para servir de conexión entre las partes interesadas en un proceso de presupuestación de capital. Con toda esta información en una única ubicación centralizada, los usuarios pueden ejecutar proyectos de planifi cación estratégica, expansión, modernización y consolidación de manera organizada y rentable. El proceso se conjunta con los planes generales de infraestructura e instalaciones de su organización y ofrece consolas o paneles de control basados en la web a cada paso del proceso para ayudar a los usuarios a ver con facilidad el progreso del proyecto.
- Relaciona las actividades del proyecto con la(s) fuente(s) de fi nanciación correcta(s) para garantizar que las necesidades del programa se cubren dentro de plazo y sin exceder el presupuesto
- Ofrece procesos de flujo de trabajo personalizados que ayudan a los usuarios a gestionar un proyecto, desde sus actividades detalladas hasta los presupuestos para varios años
- Elabore una base de datos centralizada de presupuestos de capital que proporcione un historial de presupuestos y una base de referencia para proyectos futuros
- Coordine proyectos y plazos mediante calendarios y gráfi cas de Gantt para resumen basados en la web
Gestione proyectos en ubicaciones diferentes
La aplicación también permite gestionar presupuestos de capital en disciplinas y ubicaciones diferentes con una única metodología centralizada y coherente. Puede realizar agrupaciones por proyectos, programas de capital y ubicaciones, y consolidar datos de diferentes fuentes en una única vista de requisitos de capital y disponibilidad o asignación de fondos para toda la organización.
- Capture los costes asociados con los proyectos de mejora de cada ubicación, en un único origen, para mejorar el proceso de toma de decisiones de los responsables ejecutivos
- Proporcione funciones de autoservicio por medio de web, lo que permite a las partes interesadas comprobar el estado de los proyectos, a cualquier hora y en cualquier lugar
- Proporcione plantillas estándar de programas o proyectos y cronogramas que garanticen que todos los programas y proyec- tos sigan los mismos procedimientos de aprobación y se evalúen según términos comparables
- Defina plantillas de documentos estándar accesibles en internet con elementos tales como justifi cación de proyectos, resúmenes de programas y documentación auxiliar relacionada
- Integre documentos no estándar, como dibujos CAD, archivos multimedia y otros en un repositorio de fácil acceso basado en la web
- Comparta información con soluciones ERP, como Oracle Finan- cials® y SAP®, así como otras soluciones de gestión de proyectos, como con Primavera® y Prolog®
Habilite planificaciones con hipótesis
La aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital proporciona un conjunto de fl ujos de trabajo inteligentes, listos para usar y diseñados para mejorar los procesos de planifi cación estratégica de capital, mediante casos hipotéticos. Por ejemplo: los formularios de Presupuestación de capital pueden utilizarse de manera independiente o agregar detalles a nivel de proyecto o de actividad y observar los resultados desglosados en el presupuesto a nivel superior. Los pasos opcionales incluyen estimación y priorización de programas o proyectos.
- Compare múltiples casos hipotéticos para determinar el uso óptimo de fondos y ayudar a gestionar el fl ujo de capital
- Presente las necesidades y fuentes de fi nanciación principales
- Gestione presupuestos multianuales en función de las estimaciones de costes para mostrar el impacto de las adiciones y eliminaciones de programas y proyectos en los objetivos estratégicos
Integre una planificación global
Combinado con las funciones de evaluación de estado e información sobre las operaciones de construcción, la aplicación ARCHIBUS Presupuestación de capital integra prácticas separadas en un proceso continuo. Esto puede ayudar a los directivos a asignar los fondos a los recursos disponibles para cualquier plan de presupuestación de capital, a la vez que se elimina la necesidad de entrada redundante de datos. Además, si se utiliza junto con la aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos, pueden crearse cuadros de indicadores defi nidos por el usuario para visualizar y gestionar los progresos hasta la fecha.
- Aproveche los datos actuales de ARCHIBUS accediendo a la información sobre estimaciones de costes y depreciación, para justificar los proyectos de inversión
- Capture los datos en campo mediante dispositivos portátiles para completar la línea de base de presupuestación de capital
- Compare las evaluaciones de estado reales con los presupuestos para mantenerse por delante del progreso
- Controle los elementos de la evaluación de estado que se hayan solucionado por los proyectos de capital para actualizar el índice de estado de los inmuebles
Gestión de proyectos
Gestione proyectos desde la perspectiva de un propietario, de forma que cumplan los plazos y no excedan el Gestione proyectos desde la perspectiva de un propietario, de forma que cumplan los plazos y no excedan el presupuesto.
La conducción de un proyecto de éxito hasta su finalización,ya sea un proyecto de renovación, adquisición, construcción o traslado, requiere un repositorio de datos de proyectos y unas prácticas de flujo de trabajo bien organizados. La aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos proporciona a los miembros delequipo del proyecto acceso a un almacén central de información que garantiza que todos los participantes sigan los objetivos principales de la planificación. De esta forma se garantiza que los proyectos sigan los plazos y no excedan el presupuesto, ala vez que proporciona puntos de referencia de gran utilidad proyectos futuros.
Las actividades e informes incluyen:
- Solicitud de proyectos
- Adición o edición de actividades
- Definición de los proyectos de plantilla
- Visualización de las plantillas de documentos
- Estimación del calendario inicial y la duración
- Revisión de las desviaciones
- Gráfica de Gantt
- Presentación y aprobación de licitaciones
- Registro y publicación de contratos
- Actividades programadas y terminadas
- Importación y exportación de proyectos
- Facturas y pagos por proveedor
- Visualización de cuadros de resultados de proyectos
- Visualización de los datos métricos de los proyectos
- Revisión del historial de rendimiento del proveedor
- Y mucho más...
Beneficios
- Crea un repositorio central de datos para una perspectiva jerárquica de prioridades, acciones y costes de programas y proyectos
- Facilita un proceso colaborativo que permite a los miembros del proyecto sincronizar información en diferentes ubicaciones o unidades organizativas
- Proporciona una perspectiva clara y ponderada de los cuadros de indicadores de rendimiento de múltiples programas o proyectos para identificar, de un vistazo, los componentes que llevan retraso o exceden el presupuesto
- Simplifica la supervisión del proyecto por medio de vistas consolidadas que muestran hitos, actividades y cambios de estado a todos los miembros del proyecto
- Reduce la carga administrativa mediante el aprovechamiento de los datos existentes.
Proporcione una perspectiva jerárquica y centralizada
La aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos crea un repositorio central desde la perspectiva del propietario, lo que permite una vista jerárquica de prioridades, acciones, costes de proyectos y otros aspectos. Las potentes vistas analíticas pueden resumir los detalles de cientos de proyectos en una cómoda matriz. El seguimiento de los costes y pagos en un repositorio centralizado garantiza un control más eficaz de la inversión y permite mantener los proyectos bajo control. Esta solución integrada puede complementar o eliminar la necesidad de software y procedimientos específicos que suele caracterizar a la presupuestación de inversiones y la gestión de proyectos.
- Defina, calcule y establezca la prioridad de los proyectos en una ubicación centralizada con un formato uniforme
- Presente oportunidades y riesgos de los proyectos basándose en la planificación de la inversión de la organización y en los objetivos generales
- Realice estimaciones de los costes y realice el seguimiento de las tendencias
- Vincule los proyectos directamente al ciclo de presupuesto de capital para comparar los costes estimados y los reales
Sincronice las actividades de los miembros del equipo de proyecto
La estructura del repositorio central de la aplicación fomenta la colaboración proporcionando acceso a los diferentes miembros del equipo a una única fuente de información. Los formularios interactivos basados en la web facilitan que todos los usuarios puedan visualizar y actualizar la información en tiempo real, y coordinar tanto actividades temporales como aquellas basadas en ubicaciones. Los miembros de los equipos pueden alinear mejor los objetivos del proyecto con los de la organización y ayudar a identificar los riesgos y las oportunidades financieras.
Gestione las actividades temporales utilizando calendarios de proyectos y gráficas de Gantt
Coordine las actividades basadas en ubicaciones mediante el mapa de proyectos, Projects Map
Envíe notificaciones de forma automática a los responsables de las actividades mediante los procesos de flujo de trabajo inteligentes
Intercambie los datos de forma fluida con Microsoft Project®,entregando la información en formatos unificados a los directivos del proyecto, directivos financieros y ejecutivos
Evaluación del rendimiento
Los cuadros de resultados ponderados permiten identificarlos programas y proyectos retrasados o que exceden el presupuesto.La aplicación facilita la revisión de pagos y costes por tipo de actividad, paquetes de trabajo y variaciones en el programa a lo largo de un proyecto. Con toda esta información al alcance de la mano, los usuarios pueden establecer con facilidad puntos de referencia e identificar los proyectos que no alcanzan dichos niveles. El seguimiento de los datos de historial de proyectos también facilita la identificación de las oportunidades de mejora de los proyectos futuros.
Compare el rendimiento de los proyectos por responsable,región, organización u otros criterios
Identifique los costes reales en comparación con estimaciones de diseño o iniciales para mejorar la planificación de los proyectos futuros
Revise el rendimiento de los proveedores por tipo de proyecto
Simplifique la supervisión de los proyectos
La aplicación incluye múltiples funciones que simplifican los procesos de gestión de proyectos y creación de informes, desde las fases de planificación hasta su ejecución. Las plantillas de proyecto fuerzan la aplicación de una metodología estándar entre todos los miembros del proyecto, incluyendo contratistas o proveedores de servicios. Las funciones del flujo de trabajo integradas proporcionan notificaciones proactivas a los miembros del equipo de proyecto.
Cree paquetes de trabajo para licitaciones contractuales basadas en la web
Remita proyectos para su aprobación, y realice la estimación,gestión y aprobación de sus órdenes de cambio
Aplique normas de toda la empresa para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto
Mantenga la asunción de responsabilidades mediante registros electrónicos de seguimiento que certifiquen todas las modificaciones del proyecto
Reduzca la carga administrativa
La aplicación ARCHIBUS Gestión de proyectos puede reducir significativamente las tareas administrativas mediante la utilización de los datos existentes. La capacidad de la aplicación para integrar múltiples funciones y sistemas reduce la duplicación de entradas y fomenta la comunicación entre los diferentes departamentos y ubicaciones. El hecho de garantizar acceso a todos los miembros del equipo a los datos del proyecto a nivel de toda la organización simplifica las comunicaciones y reduce las llamadas telefónicas, las facturas en papel y los procesos manuales.
Reduzca la duplicación de entradas mediante la integración de los datos existentes de ARCHIBUS, como los detalles de los inmuebles, las evaluaciones de su estado, los datos de mantenimiento, etc.
Fomente una cultura de autoservicio y reduzca los costes generales con datos accesibles a través de internet en tiempo real
Fomente un proceso de documentación continuo mediante la publicación de plantillas, ejemplos y normas
Planificación estratégica de espacios
Alinee el desarrollo de las instalaciones e infraestructura con los planes mediante la evaluación del uso histórico y la previsión de las necesidades futuras.
Las organizaciones suelen estar sometidas a estado de flujo constante debido a las actividades de expansión, reducción de personal, fusión o adquisición. La aplicación ARCHIBUS Planificación estratégica de espacios ayuda a las empresas a alinear mejor el desarrollo de instalaciones e infraestructura con los constantes cambios a los que se ven sometidas las empresas mediante sofisticados análisis históricos de los datos espaciales y otra información relacionada. Ahora resulta fácil desarrollar planes de instalaciones e infraestructura a corto, medio o largo plazo y estimaciones de costes, a la vez que se maximiza la eficiencia operativa. La aplicación ARCHIBUS Planificación estratégica de espacios permite la fácil evaluación y gestión de los inevitables cambios que deben afrontar todas las organizaciones.
Las actividades e informes incluyen:
Partidas del presupuesto de espacio por presupuesto
Área programada por presupuesto de superficie de espacio a nivel de departamento
Costes de presupuestos de estándares de espacio por departamento
Previsión de los presupuestos de los estándares de espacio por ordenados por nivel de afinidad
Clasificación de departamentos por afinidades más fuertes
Asignaciones del presupuesto de espacio por planta
Gráfica de distribución de asignaciones
Uso histórico del espacio a nivel de departamentos
Análisis de las tendencias históricas
Creación de histórico a partir del inventario
Comparaciones del histórico con el inventario
Y mucho más...
Beneficios
Ayuda en el desarrollo de los planes para infraestructura e instalaciones de diferentes períodos de tiempo para adaptarse de forma óptima a las necesidades de su organización
Evita inmovilizar capital valioso mediante la elaboración de previsiones precisas de costes en función de la información histórica
Aumenta al máximo la eficacia operativa representando las afinidades departamentales
Mantiene el control de los gastos mediante la conversión sencilla de la información estratégica del programa para los planificadores de espacio
Gestione el crecimiento y la consolidación de manera proactiva
La comprensión de los costes y riesgos y el mantenimiento de la flexibilidad ayuda a las empresas maximizar las oportunidades.Acceda a la información histórica necesaria para formular los objetivos de planificación estratégica de su organización. Pueden recogerse y analizarse las relaciones o afinidades interdepartamentales,los tipos de espacios necesario, las necesidades de uso de metros o pies cuadrados, la duración de las necesidades y otros aspectos.
Desarrolle los requisitos de programación en función de los inventarios y requisitos de espacio de los departamento
Desarrolle un programa de requisitos de espacio para las organizaciones fusionadas
Resuma los costes asociados con propuestas de aumento o reducción del número de ocupantes
Prevea las necesidades de espacio futuras
Defina sus necesidades futuras y sus costes asociados. Las metodologías incorporadas y las variables definidas por el usuario las permiten realizar previsiones con total confianza. Prevea las necesidades según las unidades comerciales o los departamentos.Compruebe cómo las variables dinámicas afectan a presupuestos, programaciones y disponibilidad de espacios al crear planificaciones de espacio completas.
Establezca relaciones estándar entre el crecimiento empresarial y las necesidades de espacio
Cree informes sobre los costes específicos de cada departamento,como gastos de espacio, mobiliario o traslados
Cree hipótesis para comparar presupuestos
Distribuya el espacio para aumentar la eficacia al máximo
Determine cómo optimizar el espacio según las necesidades de su empresa. Las necesidades de su empresa suelen exigir que determinados departamentos colaboren estrechamente con otros para alcanzar los objetivos de la empresa. El diagrama de afinidades puede ayudarle a representar gráficamente las relaciones naturales existentes entre departamentos completos o grupos de personas en su empresa.
Ponga en práctica planes de espacios que mejorarán la eficacia operativa de su empresa
Registre la cantidad de espacio que debe asignarse a cada empleado o departamento y utilice estas cifras para crear diseños futuros y de prueba
Compare diseños utilizando informes de resumen para determinarlos más rentables, sin sobrescribir los planes existentes
Cree diagramas de distribución que representen visualmente las asignaciones, necesidades del programa y necesidades de previsión
Diseñe distribuciones óptimas utilizando comparaciones de inventarios
Genere automáticamente esquemas de espacio que coincidan con los planes de asignación de estándares de espacio
Mantenga los costes bajo control
Controle los costes realizando un seguimiento del uso del espacio asignado a nivel de departamentos. Utilice tendencias históricas para analizar cómo se ha utilizado el espacio en la empresa a lo largo del tiempo, una referencia útil a la hora de planificar el futuro. Gestione el reto que supone una alta tasa de rotación; podrá asociar costes estándar con cada tipo de espacio y crear informes de gastos de traslados de manera rápida y sencilla.Compare los costes de las configuraciones existentes y las previstas para determinar cuál es la alternativa más rentable.
Genere informes que documenten de forma gráfica las tendencias de uso de espacio por departamento
Realice el seguimiento de los gastos en bienes de capital, así como de los costes de mobilario, basándose en estándares de espacio
Resuma el inventario actual por departamento
Aproveche los datos con otras aplicaciones de ARCHIBUS
Vincule la aplicación de planificación estratégica de espacios con otras aplicaciones de ARCHIBUS y saque partido delos datos para generar inventarios de salas, presupuestos de espacios, nuevos diseños de salas y áreas de grupos, así como otros diseños de prueba. Gracias a la aplicación de planificación estratégica de espacios puede crear un presupuesto de espacios resumiendo su inventario de salas ya existente. Además, puede utilizar la función de diseño de esa aplicación para crear una nueva distribución de las diferentes zonas que sustituya a la actual.
Vincule la aplicación Planificación estratégica de espacios con otras aplicaciones de ARCHIBUS como Gestión de espacios y Gestión de propiedades y arrendamientos
Genere presupuestos espaciales y diseños de prueba para determinar sus necesidades de espacio futuras
Gestión de proyectos
Gestione la eficiencia del espacio para reducir los costes de ocupación y optimizar su utilización mediante una repercusión de costes precisa.
Añadir espacio a las instalaciones actuales de una organización no es siempre una opción disponible. La aplicación ARCHIBUS Gestión de espacios ayuda a los usuarios a mejorar la eficiencia del espacio y a evaluar los costes reales asociados a su uso. Los informes que resultan de un análisis de gestión de espacio revelarán cómo se utiliza cada centímetro cuadrado, lo que permite un proceso de repercusión de costes muy granular. De esta forma,pueden mejorarse sucesivamente los índices de reembolso de terceras partes que requieren informes de ocupación y distribución de espacios precisos y justificables. Gracias a la aplicación de Gestión de espacios, las organizaciones pueden satisfacer con facilidad estas necesidades y planificar mejor las necesidades actuales y futuras en toda la empresa.
Las actividades e informes incluye:
Características
Características
Strategic Financial Analysis
Esta nueva aplicación ofrece una visión integrada de las finanzas y las operaciones y unifica las inversiones de capital (CAPEX), los gastos operativos (OPEX), el costo total de propiedad (TCO) y el resto de la información financiera de todas las aplicaciones de la suite ARCHIBUS.
SWeb Central 3D Navigator:
El ARCHIBUS 3D Navigator integra datos BIM porque, cada vez más, las Organizaciones buscan administrar sus edificios después de la fase inicial de proyecto y construcción. Gran parte de la profesión de diseño y construcción utiliza modelos BIM como su propia imagen operativa para coordinar proyectos complejos de diseño y construcción.En, ARCHIBUS agrega el 3D Navigator, que permite a las Organizaciones incorporar estos modelos y datos dentro del EIM para la gestión completa del ciclo de vida, las operaciones y la planificación estratégica para todo el portafolio inmobiliario.
Una imagen operativa común
Con el Modelo de Información Corporativa, ARCHIBUS puede proporcionar una imagen operativa común que muestre a los actores operativos y estratégicos los resultados de sus acciones y el impacto de sus elecciones.Colaboración de alta eficiencia:
ARCHIBUS también aprovecha EIM para proporcionar colaboración de alta eficiencia. Dentro de la estructura EIM, los datos creados para una aplicación hacen su trabajo una y otra vez en todas las otras aplicaciones. Nunca se tendrá que volver a introducir datos o replicarlos como lo haría al integrar soluciones puntuales. Y no tiene que enviar por correo electrónico, chat o mensaje tareas y transacciones - que ya se envían a la bandeja de entrada de las partes interesadas.Inteligencia accionable:
Quizás lo más importante es que ARCHIBUS proporciona una visión e inteligencia útiles que los ERP tradicionales no pueden lograr por sí solos. ARCHIBUS proporciona esta inteligencia porque el Modelo de Información Corporativa registra no sólo los costos y los activos sino también sus ubicaciones y las líneas de negocio que soportan. Conociendo estas relaciones, ARCHIBUS puede proporcionar inteligencia sobre el verdadero valor de cada gasto para su negocio como un todo, es decir, no sólo qué recursos están siendo utilizados, sino por qué.Team Space:
El lanzamiento también incluye la funcionalidad Team Space (Espacio de Equipo) que permite aún más el uso de estrategias alternativas de espacios de trabajo o espacios flexibles (AWS, Alternative Workplace Strategies) para el uso más rentable del espacio por los individuos y los equipos de trabajo. Y otras nuevas capacidades y mejoras ...Los negocios están cambiando rápidamente, por lo que el uso eficaz y eficiente de la infraestructura física es cada vez más crítico.
Con ARCHIBUS, las Organizaciones pueden comprender el valor estratégico completo de su portafolio inmobiliario, infraestructura, instalaciones y activos.
Beneficios
Beneficios
10 Razones para implementar una solución de Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones
Los sistemas de Gestión Total de Infraestructura e Instalaciones—TIFM por sus siglas en inglés- son soluciones completas e integradas que unen a las personas, los procesos, los activos y los emplazamientos, los cuales conforman el núcleo productivo de las organizaciones productivas.
Reduzca el Coste Total de Propiedad. Gaste menos dinero manteniendo su infraestructura e instalaciones existentes; prolongue la vida útil de sus activos con un mejor mantenimiento preventivo; maximice sus inversiones con un seguimiento fiable de la posesión, utilización, condición y mucho más.
Minimice los gastos innecesarios de capital. Con un inventario preciso de los recursos, usted puede evitar la compra o arrendamiento innecesario de nuevos espacios, equipos u otros activos físicos; descubra donde puede ahorrar dinero reubicando los activos, en lugar de adquirir nuevos.
Controle y gestione sus activos de un modo más eficaz. ¡No se puede gestionar lo que no se controla! Acceda a los detalles de la utilización de su espacio y sus activos, la propiedad, las estadísticas de los equipos, los inventarios de suministros, las inspecciones de la condición física y mucho más; ubique los recursos de acuerdo con las necesidades de la organización.
Mejore la eficiencia operacional. Ahorre tiempo e incremente el valor del trabajo del personal aprovechando la información existente en vez de reconstruirla, evite redundancias y mejore la coherencia y exactitud de la información manteniendo un repositorio centralizado con la información de infraestructura e instalaciones.
Facilite la toma de decisiones estratégicas. El hecho de disponer de toda la información de infraestructura e instalaciones en un único entorno, facilita la evaluación de su portafolio de activos así como la previsión de necesidades futuras.
Comparta fácilmente la información a través de la organización. Acceda a los datos desde diversas aplicaciones, sistemas y lugares; comparta transparentemente la información con otros departamentos en la organización, incluso desde lugares remotos.
Incremente la productividad del personal. Reduzca el esfuerzo empleado en la realización de las tareas cotidianas, que aunque necesarias, reducen la energía y los recursos del personal; elimine virtualmente la agobiante tarea de mantener múltiples bases de datos.
Genere rápidamente informes confiables. Satisfaga en cuestión de segundos los requerimientos de información, tanto internos como externos. Enlace los dibujos de su infraestructura e instalaciones con una base de datos, para ofrecer fácilmente la información del espacio, los activos y el personal.
Visualice su infraestructura e instalaciones. Dado que una imagen vale más que mil palabras, represente gráficamente sus activos físicos. La actualización simultánea y en ambas direcciones de los dibujos y la base de datos, acelera el flujo de información gráfica y precisa a través de su organización.
Mejore su visibilidad en la organización. Incremente el valor de la organización coordinando y compartiendo la información de infraestructura e instalaciones con otros departamentos de la organización, incluidos finanzas, IT y recursos humanos.
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